Annak érdekében, hogy nyomon követhesse az út mentén haladva, és biztosítsa a legfontosabb eredményeket az idővonal szerint, a projektmenedzserek mérföldköveket használnak.
A projekt mérföldkő meghatározása nulla időtartamú feladat, amely a projektben elért eredményt jelöli.
Olyan módszerként használják őket, amelyek előmozdítják a haladást és a haladást, és bemutatják az embereknek, mi történik, még akkor is, ha nem rendelkeznek részletes ismeretekkel az ott érkező feladatokról. E tekintetben nagyon hasznosak az érdekelt felek közötti kommunikációra és a várakozások meghatározására.
A projekt mérföldköveinek használata
A projektmenedzsment mérföldkövei a következők megjelölésére szolgálnak:
- A munka jelentős szakaszainak megkezdése
- A munka jelentős szakaszainak vége
- A határidő megjelölése valamire
- Megmutatni, mikor fontos döntés születik.
És más fix pontok az időben, amelyeknek ki kell mondaniuk, mert a mérföldkövek nagyszerű módja annak, hogy nyomon kövessék a projektet.
Hogyan készítsünk mérföldköveket a terveidben?
Egy tanfolyamon tanácsoltam, hogy havonta egyszer rendezzen mérföldköveket a terveidbe. Ez jó és jó hüvelykujjszabály, de meg kell használnod szakmai megítélését. Néhány hónap sok tevékenységet folytathat, fontos találkozókkal jelölve a mérföldköveket, a döntések meghozatalát, az egyik fázis bezárását és egy másik kezdetét.
Más hónapokban lehet, hogy a végrehajtásra összpontosít, és nagyon keveset, ha bármi is van, akkor meg tudsz kötni egy mérföldkövet.
Miután ezt mondta, a jelentéskészítés céljából célszerű megteremteni azt az okot, hogy legalább egy jelentési ciklusban legalább egy mérföldkőnek kell lennie, és többet fogunk beszélni a mérföldkövekről és a kommunikációról egy kicsit.
Hogyan ábrázolják a mérföldkövek a Gantt Chart-on
A mérföldkövek egyike a Gantt-diagram egyik összetevőjének, és a diagramon gyémántként szerepelnek. Nem jelennek meg normális feladatként, mert nullához tartoznak: más szavakkal, nem veszik fel időben. A Gantt-diagram tervezéséhez csak megtörténnek!
Ha nem használja a Gantt-diagramokat, akkor is használhat mérföldköveket. Itt van öt alternatíva a Gantt-diagramokhoz : ezekkel a mérföldköveket még mindig beillesztheti a tervbe.
Ha személyesen szeretne személyesen megszervezni és a projektmenedzsment szoftvere nem teljesen integrálódott a naptárába, akkor a dátumokat a naplóba másolhatja és beillesztheti. Attól függően, hogy szeretne dolgozni, hasznos lehet, hogy emlékeztessünk arra, mi jön ki!
Hogyan nevezzünk mérföldköveket
A mérföldköveknek világosan meg kell adniuk a projekt ütemtervét, de nem azt, ami azt jelenti, hogy feladat. Tehát nem kellene őket "Megegyezésre lépni a 2. fázisba", de a "2. fázis elindul". Ha azt szeretné, hogy tükrözze az erőfeszítést, hogy megállapodásra jusson a 2. fázisba való lépéshez, akkor add hozzá egy feladatot közvetlenül azelőtt, hogy ezt mondja.
A mérföldköveknek meg kell adniuk, hogy miként jelképezik idejüket:
- A tesztelési fázis befejeződött
- PID jóváhagyva
- Szerződés aláírva
- Városháza dolgozói ülésén
Sok projektmenedzser úgy dönt, hogy számszerűsíti mérföldköveit a referencia megkönnyítése érdekében. Ha munkakörülési struktúrát használ, használhatja a számozást. Ellenkező esetben célszerű az M1, M2 és így tovább használni, hogy egyértelművé tegye, mire utal. Egyértelmű elnevezési struktúra válik fontosabbá, minél több mérföldkőnek van, ezért gondolkozz el, hogyan fogod ezt tenni, ha a projekt több hónapon keresztül fut.
Hogyan lehet a mérföldköveket aláírni?
A mérföldkövek a projekt ütemtervének részeivé válnak, így amikor ütemtervét alapozza meg, figyelembe kell vennie a mérföldköveit.
Ha meg szeretné változtatni a mérföldkövek dátumát, akkor a szokásos módosítási ellenőrzési eljárást kell használnia a terv módosításához. Ez lehet olyan egyszerű, mint a projektszponzorral való beszélgetés, és tudatni kell velük, hogy miért kell megváltoztatni a dátumokat, vagy formálisan, mint egy új ajánlott ütemterv összeállítását és egy tervezőbizottságnak a ratifikálását.
A legjobb, ha megmagyarázzuk, hogy mi lesz a mérföldkőnek a kijelölése, ha van ilyen, mielőtt használatba venné, hogy ne vesztegessen bármikor, amikor változtatni kell.
A mérföldkövek használata a kommunikációhoz
A mérföldkövek hasznosak a kommunikációhoz és a jelentésekhez, mivel a terv minimális irányítási pontjait képviselik. Más szóval, ha kivette az összes többi feladatot, még mindig láthatja, hogy mi történik, és a projekt halad előre, csak a mérföldkövek segítségével.
Önnek képesnek kell lennie arra, hogy kihúzza a mérföldköveket, és elhelyezze őket egy irányítópulton vagy projektjelentésben . A projekt történetét kellő részletességgel meg kell ismételnie ahhoz, hogy kielégítse a jelentkezőket, rendszerint a projekt szponzora vagy egy másik végrehajtó csoport, például a kormánycsoport (vagy a projekt fórum ). Minden hónapban, vagy a jelentési gyakoriságnál, amelyet használsz, megmutathatod, hogy mely mérföldkövek történtek.
A mérföldkövekkel kapcsolatos jelentések meglehetősen egyszerűek és gyakran táblázatokként készülnek. Ön felsorolja a mérföldkő leírását, az esedékesség időpontját, majd az új előrejelzett dátumot. Ha a mérföldkő elérte és teljes egészében megjelölhető, akkor azt is hozzáadhatja. Remélhetőleg ugyanaz lesz, mint az előrejelzett dátum, de a projektek nem mindig működnek így.
Egy ilyen táblázat nyilvánvalóvá teszi, hogy mi történt, és mi a kiemelkedő. Képes lesz megfogalmazni a választ a kérdésre: "Miért nem tettük meg ezt a mérföldkövet?", Mielőtt elmész, és találkozik a szponzorával, vagy elküldi a jelentést!
Ha a projektterv nagyon hosszú, és számos mérföldköve van, akkor könnyebb lesz minden befejezett mérföldkövön elhagyni az egyes jelentési ciklust. Csak az adott hónap közelgő vagy befejezett mérföldkövei jelentkezzenek: a következő hónapban vegye le a múlt hónapban elvégzett dolgokat, így nem növelheti folyamatosan a jelentés hosszát, ha elmondja az embereknek a már befejezett munkát.
A mérföldkövek egy nagyon hasznos projektmenedzsment eszköz a tervezéshez, az ütemezéshez és a jelentésekhez, és könnyen használhatóak. Tegyél bele a következő projekttervbe, nyomd meg őket, és megtudod magad, hogy milyen gyakorisággal működik a legjobban az Ön számára.
Mint minden a projektmenedzsmentben, rugalmasan használja őket a kívánt eredmény eléréséhez, ezeket a tippeket és iránymutatásokat használva, hogy tájékoztassa a saját döntéseit.