A belsõ ellenõrök megragadják a mások üzleti életét. A felszínen ez úgy hangzik, mintha beilleszkednének magukba, ahol nem tartoznak, de valójában kritikus szerepet töltenek be szervezetük védelmében.
Ahogy a közszolgálati karriereden keresztül jár, jó esély van arra, hogy válaszoljon a belső ellenőrök kérdéseire. Ezek a kérdések sok különböző okból származhatnak, és nagyon kevesen beszélnek arról, hogy tévedésnek vádolják. A körülmények túlnyomó többségében csak információt gyűjtenek. Például megpróbálhatják megérteni, hogy a szervezet egy része hogyan működik.
Nincs szükség a feszültségre, amikor egy belső auditor beszél. A belső ellenőrök olyan szakemberek, akik csak próbálják megtenni a napi munkájukat. Megengedte, hogy a munkájuk kellemetlenné teszi önt és másokat. A rendszerekben gyengeségeket mutatnak ki és javító intézkedéseket javasolnak.
De végül a szervezetüket jobban működtetik, és a kérdésekre adott válaszai létfontosságúak ahhoz, hogy ez megtörténjen. Tehát itt van három tipp a belső auditorok reagálásakor, amikor kopognak az ajtón.
01 Válaszolj becsületesen.
A belső ellenőrök tudják, hogy mikor valami nem egészen fel. Ne adjon nekik okot arra, hogy kételkedjen a hitelességében, ha valami kisebb, mint teljesen őszinte.
Ha nem tudja a kérdésre adott választ, ne próbálja meg blöffölni az utat. Most véget érsz, ha önmagadnak nézel ki, amikor megtalálják a valódi választ. A sokkal jobb választás egyszerűen azt jelenti, hogy nem tudja a választ. Ha ez valami, amit tudhatsz rájuk, felajánlod. Lehet, hogy felveszik az ajánlatot, vagy már vannak ötleteik arról, hogyan lehet a választ kapni.
Ha úgy gondolod, hogy a belső ellenőrök nem tetszenek a válaszodnak, ne féljenek a válaszadástól. Meg akarják érteni a dolgokat, ahogyan ténylegesen léteznek, tehát akkor is, ha a válasz nem az, ami megkönnyíti a munkájukat, vagy amit várni akarnak, ismerniük kell az igazságot.
02 Tegyük fel, hogy semmit sem tudnak a szakterületetekről.
A belső ellenőrök általában éles emberek, de nem mindennapi szakértők. Néhányan szakmai képzésükre és a belső ellenőrzés bizonyos szempontjaira, például az információs rendszerekre vagy a pénzügyekre koncentrálnak, de nem vállalják, hogy ismerik a szakterületét.
Ez úgy hangzik, mint egy adott, de könnyen lecsúszhat a zsargonnal vagy a lépésekkel, amikor leírja a folyamatokat. Az Ön számára milyen gondolat nélküli cselekvés valószínűleg nem az a belső auditor, aki megpróbálja megérteni az üzleti folyamatokat. Gondoljon el minden intézkedést. Valami, ami úgy tűnhet, mintha egy lépés lenne számodra, tényleg több lépcső lenne, amelyet az elméleteid során többször megismételtél.
Még akkor is, ha a beszélgetés fárasztónak és túl egyszerűnek tűnik, ne feledje, hogy a belső ellenőrök megpróbálják lebontani a folyamatokat a legkisebb tevékenységeikre. Csak akkor tudják megtalálni, hogy a folyamatok miként változnak.
03 Csatlakoztassa a pontokat rájuk.
Nem csak a belső ellenőrök dekonstruálják a folyamatokat a legkisebb bitjeikre, hanem az emberek és folyamatok közötti összekapcsolódást is. Keresik az összes résztvevőt a folyamatban, hogy meglássák, ki kell beavatkozni, ki nem vesz részt, de szükség van, hogyan működnek együtt ezek az emberek, és hogy vannak-e megfelelő ellenőrzések a csalás, hulladék vagy visszaélés megakadályozására vagy fogadására.
A belső ellenőrökre reagálva mutasson rá arra, hogy Ön és a folyamatok kölcsönhatásba lépnek másokkal és folyamataikkal. Az ilyen pontok összekapcsolása egyértelműbb képet ad arról, hogyan működik a szervezet egésze. Az ilyen információk azt is lehetővé teszik, hogy a belső ellenőrök vezessék, kivel beszéljenek és hol találjanak további információkat.