Készíts egy projektkockázati regisztert, amelyet mindenki könnyen használhat
Milyen gyakran látta a kockázati nyilvántartást a bejelentési rendszerben? A projekt kezdetén jönnek létre, akkor elfelejtik őket, gyorsan elavulnak.
Mindannyian tudjuk, hogy a jó kockázatkezelés rendszeresen meghatározza az új kockázatokat, valamint felülvizsgálja a meglévő kockázatokat és a tervezési enyhítő tevékenységeket. Tehát, hogyan tehetjük ezt nagyobb valószínűséggel?
01 Jó kockázati nyilvántartás kialakítása
A kockázatkezelésben való részvétel ösztönzésének egyik módja a jó kockázatú nyilvántartás kialakítása. A jól megtervezett regiszter gyorsan közli Önnel és a projektcsapat tagjaival a projekt általános kockázatát.
Meg kell engednie, hogy a felhasználók könnyen hozzáférjenek az egyedi kockázatok részleteibıl, ha erre szükség van. Ez viszont ösztönöznie kell mindenkit arra, hogy gondolkodjon a kockázatok felderítésében újakról, ahogy keletkeznek, figyelemmel kísérve és a meglévő kockázatok enyhítésére.
02 Tartalmazza a megfelelő mezőket
A kockázati nyilvántartásnak legalább a következőket kell tartalmaznia:
- Minden egyes kockázathoz egyedi azonosító
- A kockázat leírása, beleértve az okot, a kockázati eseményt és a hatást, mint például: "A heves eső miatt fennáll a fenyegetés a talajvízzel szemben, ami elrontja a növényeket."
- Kockázatkezelési intézkedések
- Kockázat tulajdonos
03 Kiegészítő intézkedések
Lehet, hogy a valószínűsíthetőbb projektek mérséklésével számolni fog a valószínűségi mennyiségi mérésekkel, a hatással és az általános kockázattal, valamint a maradványértékekkel.
A numerikus és a automatikusan kiszámolt mezők hasznosak lehetnek, ha olyan kockázatértékelési technikát használ, mint a Monte Carlo módszer vagy a várható pénzbeli érték. Más hasznos területek közé tartozik a kulcsfontosságú dátumok, a kockázati kategória, a kockázatválasz kategória, a közelség, az enyhítési költségek és az állapot.
Nincs korlátozva a beillesztendő mezők számára, de csak a kulcsmezők jelenhetnek meg minden kockázati lista nézetben. Ellenkező esetben a lista nézete túlságosan részletgazdag lehet. Ideális esetben a nézők átkerülnek a részletes nézetbe, amely megmutatja az adott kockázat minden mezőjét, amikor rákattintanak a kockázati bejegyzésre a listanézetben.
04 Egy másik lehetőség
Előfordulhat, hogy kockázati regiszter-adatbázisot szeretne létrehozni minden egyes projekthez, így nem korlátozódik a szabványos mezőkre. Bár egy táblázatkezelő segítségével nyomon követheti a projektjeit, különösen a kisebb projekteket, a tényleges adatbázis jobb lehet, például azok, amelyeket Kahootzban vagy Podio-ban lehet létrehozni. Könnyebbé teszi a dokumentumok és nagy mennyiségű szövegek hozzáadását.
05 Közlekedési lámpák
Nehéz megverni a közlekedési lámpa rendszert a vizuális hatás érdekében. A felhasználók intuitíven tudják, hogy a piros nagy kockázatot jelent, a borostyán közepes kockázatot jelent, és a zöld alacsony kockázat. Ez gyors vizuális jelzéseket ad az olvasók számára a megértésük támogatására.
06 Biztonsági jellemzők
Előfordulhat, hogy ösztönözni szeretné a részvételt úgy, hogy a projektcsapat minden tagját és talán néhány érdekelt számára lehetővé teszi a kockázati nyilvántartás megtekintését. Be kell állítania felhasználói hozzáférési jogát a regiszterhez, ezért csak bizonyos projekt szerepkörök, például Project Manager , Project Support vagy Risk Owners, szerkeszthetik. Készíthet egy ellenőrzési nyomot arról, hogy ki változtatta meg, mikor és mikor.
07 Összefoglaló kockázati profil
A vezető projektcsapat tagjai és az érdekelt felek, például a projekt fórum és a vállalati / programkezelő esetleg nincs ideje megemészteni minden kockázati lista nézetet. Számukra az összefoglaló kockázati profil röviden áttekintést ad a projekt által bemutatott összesített kockázatról. Ez szemlélteti a kockázatok számát minden valószínűség és hatás szintjén.
08 Mindent a kommunikációról szól
Ne feledje, hogy nem csak a kockázatok és az enyhítő tevékenységek felsorolására szolgál projektprobléma nyilvántartás tervezésénél. A cél a kollégák kommunikálása és bevonása a kockázatkezelésbe. A tervezésnek tükröznie kell ezt a célt különböző nézetekkel a különböző közönségek számára. A jól megtervezett kockázati nyilvántartás így javíthatja a kockázatkezelést a projektben.