Mi az érdekelt felek irányítási terve?
Mit jelentenek az érdekeltek?
Az érdekeltek lehetnek a szervezeten belül és kívül is.
Példák a belső érdekelt felekre: vezetők és üzleti egységek, például számviteli és információs technológia. Az üzleti egységek jellemzően képviselői a projektcsapatban. A külső érdekcsoportok lehetnek érdekcsoportok, vállalkozások és civil szervezetek. Ritka a külső érdekeltek képviselete a projektcsapatban. A szabályozó hatóságokkal rendelkező ügynökségek esetében az általuk szabályozott iparágak általában a projekt legfontosabb külső érdekcsoportjai. Ha az érdekelt felet a projektcsapat azonosítja, akkor az érdekelt felet az érdekelt felek irányítási tervében figyelembe kell venni.
Nem célszerű, ha egy projektcsapat az összes érdekelt csoportot képviselő tagokból áll. Sok esetben lehetetlen. Azonban a projektcsapatnak szüksége van az érdekeltek bevitelére és bevitelére a projekt sikeréhez. Például egy kormányzati szervezet teljes mértékben fel szeretné fejleszteni és korszerűsíteni a legelterjedtebb saját szoftverprogramját.
Szinte mindenki a szervezetben valamilyen módon használja a programot. A felhasználók minden típusát közvetlenül nem lehet közvetlenül képviselni a projektcsapatban, így a csapat olyan módszereket dolgoz ki, amelyek alapján bevonja az érdekeltek bevonását, és dönt arról, hogyan lehet tájékoztatni az érdekelteket a projekt állapotáról. A bemeneti és kommunikációs stratégiák összegyűjtésének ezen módszereit az érdekelt felek irányítási terve dokumentálja.
Az érdekeltek irányítási terve és a kommunikációs terv közötti különbség
Jelentős mennyiségű veszteség keletkezhet a projekt érdekelt felek irányítási terve és a kommunikációs terv között. Funkcióik nagyon hasonlóak. Az érdekelt felek irányítási terve szélesebb, mivel elősegíti a projekt inputját, valamint a kimeneteket. Az érdekelt felek irányítási terve szűkebb, mivel csak az érdekeltekkel foglalkozik, míg a kommunikációs terv szélesebb közönséget is magában foglalhat.
A projekt során egy érdekelt felek irányítási terve fejlődik ki
Az érdekelt felek irányítási tervét rendszerint a projektmenedzser tartja. A projekt előrehaladtával a projektmenedzser áttekinti az érdekelt felek irányítási tervét, és rendszeresen visszaadja a projektcsapatnak a frissítések megfontolására. A projekt az idővonal közepén nagyon eltérő lehet, mint a tervezési szakaszokban, ezért fontos, hogy a projekt irányadó dokumentumai megváltozzanak, ha a körülmények szükségessé teszik.
Példa arra, hogyan működik az érdekeltek irányítási terve
Íme egy példa arra, hogyan változhat az érdekelt felek irányítási terve egy projekt során. Egy állami hivatal elindít egy szabályalkotási projektet. Ahogy elkezdődik, a projekt szponzora és a projekt menedzsere felkéri az érdekelt felek listáját, hogy az érdekelt felek irányítási tervébe kerüljenek.
Az egyik projektcsapat első feladata a terv kidolgozása. Néhány hónap múlva egy projektcsapat tag azonosítja az érdekelteket, akiket senki sem gondolt a projekt elején. A projektmenedzser új tervezett résztvevővel bővíti a projektet, és felhív egy projektcsapat-találkozóra, hogy megvitassák az új érdekeltek bevonásának módját. Miután a csapat eldönti, mit kell tennie, a projektmenedzser tájékoztatja a projekt szponzort.
Nyilvánvaló, hogy az érdekelt felek irányítási terve élő dokumentum. Ahogy a projekt változik, az érdekelt felek irányítási terve megváltozhat, hogy jobban szolgálja a projekt igényeit. A fürkésző érdekelt felek irányítási terve révén a projektcsapat megfelelően bevonhatja az érdekelt felektől származó információkat és visszajelzéseket, valamint tájékoztathatja az érdekelt feleket.