Kormányzati szervezetek vállalják a projekteket, amikor az emberek munkájának elvégzésének bizonyos aspektusai megváltoznak. A Project Management Institute szerint a projekt "egy ideiglenes csoportos tevékenység, amely egyedi termék, szolgáltatás vagy eredmény előállítására irányul." Amikor egy projekt megváltoztatja a szervezet üzleti tevékenységét, a projekt végtermékei beépülnek a mindennapi munkába, és ezáltal javítják a a szervezet munkáját örökre.
Lehet, hogy könnyűnek tűnik, de nem az. A változás nehéz, és a projektek nagyon könnyen lefuthatnak a síneken. Minden nap olyan kihívásokkal jár, amelyek fenyegetik a projekt előrehaladását és az esetleges sikereket. Ennek a veszélynek a leküzdése érdekében a projekteknek bizonyos kulcsfontosságú elemekre van szükségük. A következő elemekkel a projektnek nagy esélye van a sikerre.
01 Elkötelezett projekt szponzor
A projekt szponzorának négy fő feladata van a projekthez. Először is a szponzor támogatja a projektet. A projektcsapat nyilvánosan és magántulajdonban él. Másodszor, a szponzor támogatja a projektmenedzsert . Ha egy projektmenedzsernek akadályokat kell eltávolítania, segítségért a támogatót felszólítja, mert a szponzornak van a szervezeti befolyása a dolgok megszerzésére. Harmadszor, a szponzor az erõforrásokat úgy adja hozzá, hogy közvetlenül vagy más magas szintû emberekkel dolgozik, hogy forrásokat szerezzen. Ha a szponzor egy erőteljes bajnok egy projekt számára, a szponzor társai valószínűleg hozzájárulnak az értelmes erőforrásokhoz. Negyedszer a szponzor megkönnyíti a döntéshozatalt. Amikor a projektcsapat lelép, a szponzor közvetítheti a döntést, vagy lapos döntést hozhat.
A szponzor folyamatos tájékoztatást kap a projektmenedzser folyamatos kommunikációján keresztül. A kettő közösen meghatározza, hogy a szponzor mikor lépjen be, és erőteljesebben gyakorolja a szponzor felelősségét a projektmenedzser támogatására. Például egy projektmenedzsernek problémái lehetnek a szervezet pénzügyi részlegéről való információszerzésben. A projekt szponzor megközelítheti a fő pénzügyi tisztviselőt a helyzetről, és kérheti, hogy az információszerzés feladata a versengő feladatok fölé kerüljön sor.
02 Tiszta célok és hatókör
Mielőtt egy projekten végzett munkát elvégeznének vagy terveznek, a projektszponzornak meg kell határoznia a projekt céljait és terjedelmét. A célok azok a nagy dolgok, amelyeket a projektnek végre kell hajtania. Vegyünk például egy szoftverfejlesztési projektet. A humán erőforrás osztály egy jól ismert testreszabható üzleti szoftvert használ a bérszámfejtés kezelésére. A szervezet fel akarja adni egy modulot a tanulás menedzseléséhez. A projekt célja, hogy testre szabja a tanulási menedzsment szoftvert a szervezet üzleti igényeihez, és integrálja azt a meglévő bérszámfejtési rendszerrel.
A hatás meghatározza a projekt paramétereit. Folytatva a szoftveres projekt példáját; ez a projekt csak a tanulóirányítási rendszer bevezetésére és a bérszámfejtési rendszerbe való integrálására korlátozódik. Sokszor hasznos azonosítani azokat a dolgokat, amelyek nincsenek hatályban, hogy megértsük, mi van a hatókörben. Ehhez a projekthez más modulok hozzáadására nincs lehetőség. A számviteli részleg nem érheti el a projektmenedzsert, és kérhet számlázást, követelést vagy fizetendő modulokat.
A modul hozzáadását követően a projekt definiálása lehetővé teszi a hatókörtörést . A jó projektszponzorok és projektvezetők óvakodnak a hatókörtől, és nagyon vonakodnak hozzá a mid-project hatálya alá. A projekt hatókörének növelése növeli a projekt szükségességét az idő- és pénzforrásokhoz. Ezenkívül, a további hatókörrel foglalkozik, veszélyezteti a munka minőségét.
03 Jó projektmenedzser
A projektmenedzserek általában a következő tulajdonságokkal rendelkeznek, amelyek segítenek a projekt áthelyezésében. A projektvezetők tervezők. Gondolkodnak a munka sorrendjére, és tudják, mi kell, hogy megtörténjen, miután a csapat befejezi a feladatot. Jó terveket készítenek, de tudják, mikor kell rugalmasnak lennie, és el kell térniük egy tervtől. A projektvezetők megbízhatóak. Munkájuk függvényében a projektmenedzsereknek szükségük van arra, hogy az emberek bízzanak jó szándékukban és kompetenciájukban. A bizalom különösen fontos a projektmenedzser és a projektszponzor kapcsolatában. A projektmenedzsereknek általában extrovertáltnak kell lenniük, mivel a munkájuk túlnyomó többsége kommunikál.
Az embereket felelősségre vonják az elkötelezettségükért. Íme egy példa. Egy projektcsapat tagjának felügyelője elmondta a projektmenedzsernek, hogy a csapat tag hetente négy órát szentelhet a projektnek. Ez a csapattag két egymást követő heti találkozót kihagyott, és nem tett semmilyen előrelépést az elvégzett feladatokra a munka bontásban. Az első kihagyott találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapat tagjával, hogy megbeszéljék a távollétet és a hiányzó határidőket. A csapattag azt mondta, hogy még sürgetőbb prioritásai vannak. A projektmenedzser gyanította, hogy ez nem igaz, így a második hiányzott találkozó után a projektmenedzser találkozott a csapat tagjának felügyelőjével. A felügyelő elmondta a projektmenedzsernek, hogy megbizonyosodik róla, hogy a csapattag viselkedése megfordul.
04 Engedélyezett érdekeltek
A projektben érdekeltek olyan személyek, akik érdekeltek a projekt sikereiben, de nem tagjai a projektcsapatnak. Nem gondolnak a projektre napi rendszerességgel, mint a projektmenedzser vagy a projektcsapat tagjai, de a kulcsfontosságú döntésekben és a projekt céljai felé mutató általános előrehaladásban akarnak lenni.
Az érdekeltek saját motivációkkal rendelkeznek arra, hogy a projekt tevékenységei mellett lépjenek fel, de a projektmenedzser felelőssége, hogy a projekt céljai felé haladjon. Sok esetben ez egy finom egyensúlyt eredményez a túlzott bevitel és a túl keveset bevitel között. Az érdekeltek nem mérlegelhetnek minden döntést. Ez gátolja a projektet, és minden döntéshez harcot jelent. Ezzel szemben az érdekelt feleket nem lehet kizárni, mert szinte minden projekt nagy része kielégíti az érintetteket.
05 Dedikált projektcsapat tagjai
A projektcsapat tagjai teljesítik a projekt munkáját. Sokszor a projektcsapat tagjai a rendszeres feladatok mellett egy projekthez vannak rendelve, ami azt jelenti, hogy nincs más munkacsökkentés a projekt által előterjesztett további munka kompenzálásához. A projektmenedzserek segíthetnek a csapat tagjai között a témavezetőkkel folytatott tárgyalások során, de a projektmenedzsernek nincs befolyása arra, hogy a projektcsapat tagjai milyen felelősséggel rendelkezzenek a projekten kívül.
Csapattagok elkötelezettsége a projekthez nagyon értékes. Anélkül, hogy elkötelezett, a határidők csúsznak, és a munka termékek nem jó minőségűek. A dedikált csapat tagjai motiváltak arra, hogy a projekt céljait időben, a költségvetésen belül és a minőségi elvárásoknak megfelelően teljesítsék.