Tartsa a projektet előre
Megtekinthetjük a változáskezelő eszközöket is, amelyeket felhasználhat és hogyan hat a projektköltség-kezelés.
Mielőtt még folyamatokról vagy eszközökről beszélnénk, szeretném megvitatni a kilátások változását.
A változtatások elfogadása megtörténik
Változások történhetnek a projektmenedzsment életciklusának bármely pontján.
A legegyszerűbb módja annak, hogy a fejlõdést kevésbé fejlesszõ projektek változásainak kezelésében segítsük tudni, hogy meg fog történni és tervezni.
Miután stratégiákkal rendelkeznek a változások kezelésére, mielőtt azok történnek, a leggyorsabb módja annak, hogy mindenki a fedélzeten legyen, ami más lesz.
Egy meghatározott, strukturált változáskezelési folyamat a legjobb kiindulópont. Ez a játékkönyved, hogy mi fog történni, ha valaki azt sugallja, hogy a projektnek másnak kell lennie, mint a jelenleg tervezett, és jó módja annak, hogy elkerülje a projekt meghibásodását.
A változáskezelési folyamat
A változáskezelési folyamat így néz ki:
- Információt kap a változásról
- Értékelje a változást, beleértve annak tervezését, hogy mennyi munkája lesz
- Készítsen ajánlást arra vonatkozóan, hogy érdemes-e megtenni.
- Ezután a projekt szponzora döntést hoz arról, hogy be kívánja-e illeszteni a változást vagy sem.
Nézzük meg mindegyik lépést egymás után.
Információt kap a változásról
A projekt megváltoztatására vonatkozó kérelmet kap. Az információkat több száz módon kaphatja meg: egy találkozón, e-mailben, telefonon, a folyosón, ahogy este kirohansz az irodából. Ideális esetben a változási kérelem formanyomtatványon kapja meg az információkat, de tudnia kell, hogy a való életben sok fontos érdekelt úgy gondolja, hogy az ilyen jellegű papírmunka elvégzése a projektmenedzser feladata. És a te társaságodban lehet.
Használja projektváltoztatási kérelem sablont (több, hogy egy perc alatt), hogy rögzítse a kérelem összes részletét, de informálisan érkeznek veled. Ezután futtassa a formát a kezdeményező mögött, hogy tudja, hogy pontosan tükrözte, hogy mit akar.
Ne feledje, hogy a változtatások a munka elvégzésével is járhatnak. Ne mindig vállalja, hogy a változtatások a munka beillesztésére vonatkoznak. A folyamat ugyanaz, függetlenül attól, hogy növeli vagy csökkenti a projekt hatóköreit.
Végezze el a változás értékelését
Nézd meg a változtatási kérelmet részletesen. Értékelni fogja a hatását:
- Menetrend
- Dokumentáció
- A mai napig végzett munkát és még mindig dolgozni
- Költségvetés
- Minőségi intézkedések
- terület
- Az erőforrások elérhetősége.
Például egy szoftverváltozás becsülhető 5 nap alatt.
Ez nem csak 5 napot jelent az ütemtervhez, mert egy másik feladatot nyom, és egy időkereten belül, ahol a kulcsfontosságú erőforrás szabadságon van. Ezt a feladatot is át kell költözni, így összességében ez a változás 8 napot adna az ütemtervhez. 5 ezer dollárba kerülne, és az extra 8 nap egy másik hónapba szállít a beszállítói szerződéssel, ezért ott is vannak költségek. A minőség ugyanaz marad, de a hatókör módosításai magukban foglalják az új változást. Minden releváns dokumentációt frissíteni kell, beleértve a már megkezdett projekttervet és képzési kézikönyveket is.
Amint látja, az egyszerű 5 napos változás széles körű hatásokkal járhat. Fontos, hogy mindezeket megismerjék, mielőtt eldöntené, hogy változtat-e vagy sem, mivel a teljes kép megváltoztathatja az eredményt.
Ajánlat elkészítése és benyújtása
Most már tudod a változás teljes hatását, hogy ajánlást adhatsz arra, hogy érdemes-e megtenni vele.
Bizonyos esetekben nem, mert az észlelt előny kevesebb lesz, mint a költség. Más esetekben elegendő haszonnal járhat, hogy ellensúlyozza a további munka elvégzésének költségeit. Még más esetekben előfordulhat, hogy a változás negatív hatást gyakorol a költségekre, de nincs semmi, amit tehet vele, mert szabályozási vagy megfelelőségi kérdés, vagy más belső ok, mint például a szervezeti átalakítás.
Szerezd meg a döntést
Az engedélyezési korlátozás hatálya alá tartozó kisebb módosítások esetén döntést hozhat arról, hogy elfogadja-e a módosítást, vagy sem (a csapat megfelelő bemenete alapján). Minden nagyobbat jóvá kell hagynia a projekt szponzora vagy a projekt fórumon.
Ne feledje el, hogy menjen vissza, és mondja el valakinek, ha változtatásukat elutasították. El akarod kerülni a projekt érintettjeit, ha tudsz!
Változáskezelő eszközök
Számos változáskezelő eszköz létezik, amelyek segítségével egyszerűbbé és egyszerűbbé teheti ezt a folyamatot. Azt javaslom:
- Ellenőrzőlista vagy folyamatmappák, amelyek az embereket pontosan megcsinálják, hogy változtatni tudjanak a projekt hatókörén.
- Sablonváltási kérelem űrlap. Ez egy automatizált munkafolyamat segítségével online lehet.
Nézzük meg, mi következik be a projekt-módosítási kérelemre.
Mi történik egy projektváltoztatási kérelemben?
A projektváltási kérelem formanyomtatványnak tartalmaznia kell:
- A változást kérő személy neve (a "kérelmező").
- Egy egyedi azonosító, mint egy változó szám (ezt később is hozzáadhatod magadhoz, mivel nem valószínű, hogy a kérést felvető és az űrlapot használó személyek tudni fogják, hogy mit kell elhelyezni ebben a mezőben).
- A javasolt változtatás leírása, annyi részletet, amennyit kezelhetnek.
- A változás kategóriája. Ideális esetben előfordulhat ez a rész, így csak be kell jelölnie a dobozt. Ez egy jó hely arra, hogy megjegyezzük, hogy a változás a szabályozáshoz vagy a belső megfeleléshez szükséges-e, mintha valóban lenne, akkor sok tervezési és értékelési lépést megkerülhet, és egyszerűen csak továbbléphet.
- A változás "miért". Mi indokolja ezt? Miért akarja a kérelmező ezt?
- A változás hatása a projekt különböző elemeire, ideértve az időt, a költségeket, a minőséget és a hatókört. Előfordulhat, hogy nincsenek minden részletük, így a változásértékelési lépés során esetleg munkát kell vállalnia velük a kitöltések kitöltése érdekében. Meg kell tölteniük, amennyit csak tudnak. A minimális, amit most keresel, meg kell erősíteni, ha megnöveli, csökkenti vagy megváltoztatja a meglévő projektparamétereket.
A változtatási kérelem formanyomtatványának alján további részletek láthatók, amiket a változás részletesebb megvitatása céljából tölt fel. A sablonnak tartalmaznia kell a következő helyet is:
- A döntés módosítása: Elfogadás, Elutasítás vagy Halasztás
- A döntés meghozatala (vagy csoport), a döntés meghozatalának napja és a további észrevételek.
A kérést benyújtó személy még nem ismeri az eredményt - senki sem fogja - így ezek a dobozok üresen maradnak addig, amíg a megfelelő csoport találkozik, hogy megbeszélje ajánlataikat, és döntést hozzon.
Változások és a projekt hatóköre
A projekt hatóköre a fő módja annak, hogy ellenőrizd, mi van a projektben, és mi nem. Amikor a projekt hatóköre megváltozik, meg kell fontolnod, hogyan befolyásolja a projekt általánosságban. A változáskezelési folyamat segít megtenni, és kontextusban beállítani, a változáskezelés az alkalmazások körének kis része.
Érdemes itt beszélni arról, hogy az Útmutató a projektmenedzsment-testhez (PMBOK® Guide) - Az ötödik kiadás a projektváltozás menedzselését lefedi, mivel ez nem olyan intuitív, mint gondolná. A PMBOK® Guide tartalmaz egy "Control Scope" nevű folyamatot a Project Scope Management részben, és ez egy nagyszerű hely a kezdetekhez. A projektek változáskezelési folyamatát azonban integráltabb módon kell kezelni, ami a szövegben is tükröződik. A PMBOK® Guide felhasználóknak hivatkozniuk kell az Integrált Változásvezérlés folyamat végrehajtására is, mert ez meghatározza, hogy az összes kapcsolat hogyan kapcsolódik össze.
Ahhoz, hogy PMP- ként váljunk, meg kell értenünk, hogy a PMBOK® Guide hogyan foglalkozik a változáskezeléssel, mivel ezt kell megvizsgálni. Ne feledje azonban, hogy a projektjeinél ténylegesen alkalmazott változáskezelési folyamatot integrálni kell, könnyen követhető és gyakorlatias.
5 módja annak, hogy segítsen a csapatnak a változási folyamaton keresztül
A projektcsapat döntő fontosságú a projekt sikeréhez, így segít abban, hogy a projekt során változásokat kezelhessen.
Itt van ötféleképpen, hogy segítsen nekik gyorsan megérteni a projekt változáskezelési folyamatát.
1. Beszélj a változásokról. Tájékoztassa őket arról, hogy a projektek változása normális, és számolni kell számukra.
2. Ossza meg a folyamatot. Fentebb már beszéltünk a változáskezelési folyamatról, de ez természetesen nem mindenki számára elérhető. A csapat tagjai nem fogják tudni, mit tegyenek, és mit várnak el tőlük, hacsak nem mondja el nekik. Állítson össze egy tájékoztatót, hogy velük folytassa a folyamatot, és tájékoztassa őket arról, hogy milyen szerepet játszanak benne.
3. Könnyűvé tenni. Amikor egy projekt átmegy az alkalmazási körön, meglehetősen félrevezető lehet. Az ütemezés nem megfelelő, a költségvetés eltérő lehet, a követelmények természetesen különböznek. A csapat változást idézhet elő, különösen egy nagyot vagy egy olyanat, amely megfordítja azt a döntést, amelyet korábban úgy gondoltottak, hogy kőbe van állítva (igen, ezek megtörténnek). Állítsa be a folyamatot a lehető legegyszerűbbnek.
4. Légy ott segíteni. Egy újfajta munkavégzésre van szükség bizonyos időre ahhoz, hogy lefeküdjenek. Ha korábban valamilyen módon (vagy egyáltalán nem) informális módon kezelte a projektváltozást, akkor egy formális eljárásra való áttérés eltarthat egy ideig ahhoz, hogy " ”. Mondja meg a csapatnak, hogy ott vagy, hogy segítsen nekik, ha valami múltat akarnak futtatni.
5. Ne féljen azt mondani, hogy nem. Nem minden változás értelmes javaslat. Hagyja a csapata tudni, hogy ha erősen érzik magukat abban, hogy a változás nem a projekt számára helyes dolog, akkor a változtatás kérelmezőjével folytatott beszélgetésen állni fog.
Nem hatékonyan kezelheti a változást az egyik módja annak, hogy kiszorítsa a projektet , ezért vigyázz. Ezen információkkal felfegyverkezve tudod kezelni a projekt változásait szabályozott módon.