7 Kérdés, hogy kérdezd meg magadtól, mielőtt elküldöd
Az e-mail lehet az Ön kezdeti kapcsolattartója valakivel, és ennek következtében ez az első alkalom arra, hogy benyomást kérek. Nagy figyelmet fordít az üzenetek összeállítására. Mielőtt eltalálna, válaszoljon a 7 kérdésre.
1. Az üzenetem hiba?
Az e-mail hibáinak ellenőrzése a legfontosabb dolog, amit megtehet, mielőtt elküldené. A helytelen írásmód és a rossz nyelvtana gondatlanságot okoz. Ez ellentétes azzal a benyomással, amit megpróbálsz, különösen, ha munkát keresel.
Proofread, amíg biztos benne, hogy elkapta a helyesírási és nyelvtani hibákat, valamint a hibákat. A Grammarly.com ingyenes eszközökkel rendelkezik, beleértve a Chrome böngésző kiterjesztését is, amely segít Önnek ebben.
2. Mit mond az én e-mail címem?
Az Ön munkaköri e-mail címe - amely egyébként soha nem használható az álláskereséshez - valószínűleg nagyon egyszerű. Valószínűleg ez a változat a nevedben.
Lehet, hogy egy kevésbé üzleti jellegű címet választottál a személyes e-mail használatához. Egy olyan cím, amely sugalmazó, gyerekes vagy aranyos, rendben van, ha csak azt használja, hogy üzeneteket küldjön barátainak és családtagjainak, de ha professzionális e-mailt szeretne írni, jelentkezzen új szakmai fiókra.
Állítson be egy e-mail címet, amely a tényleges nevét használja. Próbálja ki az első és vezetéknevét; az Ön keresztneve, keresztneve és utóneve; vagy azok egyes kombinációit. Soha ne küldje el professzionális e-mail címét a chickybabe@mymail.com e-mail címen.
3. Helyes a név és az e-mail cím a "To" mezőbe?
Amikor elkezdi bevinni a címzett nevét a "Címzett" mezőbe, a legtöbb e-mail kliens megtölteni fogja a név többi részét a névjegyzékből. Lehet, hogy a helytelen nevet kapja ezen a területen, ezért ügyeljen erre.
Képzeld el, hogy mi baj lehet, ha véletlenül elküldi az e-mailt a rossz címzettnek. Tegyük fel, hogy munkát keres, amíg még dolgozik . A leendő munkáltató bérleti vezetője olyan nevet kaphat, amely ugyanolyan betűvel kezdődik, mint a jelenlegi főnökének neve. Milyen kínos lenne, ha elküldte a főnökönek egy üzenetet, amelyet az adott bérbeadónak szántak? Nem csak azt szeretné, hogy meggyőződjön róla, hogy az üzenete eléri a kívánt rendeltetési helyet, de azt is szeretné, hogy biztos legyen benne, hogy nem ér el nem szándékoltat.
4. Használtam a megfelelő címet a Címzett címzésére?
Ha már az elsődleges névvel rendelkezik az e-mailben szereplő személyrel, akkor érdemes az üzenetben címezni.
Ha azonban ez az első alkalom, hogy kommunikál valakivel, vagy nem vagy biztos benne, hogy szeretne foglalkozni vele, célszerű olyan formális címet használni, mint Mr., Ms., Mrs. vagy Dr. és a címzett utolsó név.
Mindig hibás az óvatosság oldalán. Nem okozhat fájást formálisnak. Ha arra gondolsz, hogy valaki, akivel már megalapozott kapcsolatot szeretne megkérdezni, tekintse át az előzetes üzeneteket, és nézze meg, hogyan írják alá őket. Ez segít eldönteni, hogy mit kell tennie.
5. A hangom közvetíti az üzenetemet?
Ahogy a mondás így szól: "Nem az, amit mondasz, hanem hogy mondod." Amikor szembe beszélsz valakivel, támaszkodhatsz az intonációra, a testbeszédre és az arckifejezésre, hogy segíts a szavai további értelmezésében.
Ha ugyanazt az üzenetet próbálja írásban elküldeni, akkor több hely van a félreértésekre, mert az olvasó nem látja az arcát, nem olvassa fel a testbeszédét, és nem hallja a hangját.
Győződjön meg róla, hogy az üzenet udvarias és barátságos, és a szándékolt jelentés egyértelmű.
6. Az üzenetem egyszerű, de nem kriptikus?
A rövid és édes üzenetek megtartása megkönnyíti a megértést. Ugyanakkor ne hagyjon semmi fontosat. Nem szeretné kényszeríteni az e-mail címzettjét, hogy kitalálja, mit akarsz mondani. Üzenetének a lehető legpontosabbnak kell lennie, de tartalmaznia kell az összes szükséges információt.
7. Bevezettem a kéretlen csatolmányokat?
Sokan nem hajlandók megnyitni az e-mail mellékleteket, amelyeket nem várnak. Joggal vannak, hogy elkerüljék ezt. Számítógépes vírusokat gyakran továbbítanak e mellékletek között. Ha egy fájlt szeretne küldeni valakinek, például az önéletrajzának, először kérje meg a címzettjét az engedélyezéshez. Csak akkor küldje el, ha azt mondja, hogy rendben van.