1. Fogja meg a te dolgod
Még egy olyan világban is, ahol a lehető leggyorsabban igyekszünk dolgokat tenni, hogy továbbléphessünk a következő feladatnak, vegyünk időt az e-mailben lévő jó modorok használatára.
Ne hagyja figyelmen kívül azt mondani, hogy "kérem" és "köszönöm".
Amikor olyan emberekkel foglalkozol, akiket nem ismersz jól vagy egyáltalán, vagy akivel csak hivatalos kapcsolatod van, nevezd meg őket cím és vezetéknév alapján, hacsak nem kérték tőlük másokat. Például mondja: "Kedves White úr" vagy "Kedves Ms. Gray". Ha egy e-mailre válaszol és az eredeti üzenet feladója csak az ő keresztnevével írta alá, akkor biztonságosan feltételezheti, hogy ugyanúgy rendezheti őket.
2. Nézze meg a hangját
A hang olyan, ahogyan íróként kifejezheti hozzáállását egy e-mail üzenetben. Ez befolyásolja a beérkezés módját. Általában arra törekszünk, hogy tiszteletteljes, barátságos és megközelíthetővé tegyük a címzettet. Nem akarsz curt vagy igényes hangot hallani. Rövid időn belül újra olvasd el az üzenetet, mielőtt elküldöd.
Ha valakit írsz, akivel előzőleg kommunikáltál, kezdj el olyasmit mondani, amilyen barátságos: "Remélem, jól vagy." Bár az emojis könnyebben tud közvetíteni a hangot, tartózkodjon attól, hogy professzionális e-mailben használhassa azokat, hacsak nem írsz olyan személynek, akivel nagyon informális kapcsolatban áll.
Soha ne használja őket, ha egy leendő munkaadóra ír.
Mindig rossz e-mail-etikettnek tekinthető, ha e-mailt vagy egy nagybetűs betűt ír. Úgy néz ki, mintha kiabálsz.
3. Légy tömör
Az elfoglalt emberek nem rendelkeznek idővel vagy hajlandósággal arra, hogy több percet töltsenek az egyes e-mailek olvasásakor.
Ha azt szeretné, hogy a címzett gyorsan olvassa el az üzenetet, és még mindig értse meg, akkor rövid időre meg kell őriznie.
Ne hagyja ki a vonatkozó részleteket, azonban. Győződjön meg róla, hogy az üzenet egyértelműen megmutatja, miért írta először. Senki sem takarít meg időt, ha végül oda-vissza jár, miközben megpróbálja elmagyarázni a kimaradt részleteket.
4. Kerülje a szöveges rövidítések használatát
Annak ellenére, hogy időt szeretne megtakarítani, ne használjon szöveges rövidítéseket a profi e-mailben. Ha sokat írsz, mint sokan, akkor megszokta, hogy egyfajta rövidítést használ, hogy beszéljen barátaival. Például "u," "ur" és "plz" helyett "te," "te" és "kérlek" helyett használhatod. Ezeknek a rövidítéseknek nincs helye az üzleti levelezésben, hacsak a címzett nem valaki, akivel alkalmi kapcsolat van.
5. Használjon professzionális e-mail címet
Az aktuális munkájához kapcsolódó üzenetekhez mindig használja azt a e-mail címet, amelyet a munkáltató hozzárendelt. Soha ne használja azt olyan üzenetek küldésére, amelyek nem kapcsolódnak a munkájához, például ha új terméket keres. Használjon személyi e-mail fiókot.
Ha nincs személyes fiókja, például az, amelyet internetszolgáltatója nyújt, amikor szolgáltatásra jelentkezett be, ingyenes e-mail fiókot kap.
Használja a Gmailt vagy egy másik szolgáltatást, hogy professzionálisan hangos címet állítson be. Ne használjon semmi ostobaságot vagy szuggesztív. Az első kezdő és vezetéknév vagy a teljes név megfelelő választás.
6. Ne felejtse el a helyesírást és a nyelvtani grófot
Elengedhetetlen, hogy gondosan olvassa el e-mailjét. Soha ne hagyja figyelmen kívül ezt a kritikus lépést, függetlenül attól, hogy mennyire elfoglalt vagy. Azokat a dolgokat, amire figyelmesen akarsz lenni, helyes a helyesírás és a megfelelő nyelvtan. A helyes szó helyesírásának helyesírásán túlmenően az emberek nevének helyesírására is szüksége van, beleértve a címzettét és a vállalat nevét is.
Legyen óvatos, ha túlságosan támaszkodik a varázslatokra. Nem feltétlenül észlelik a helytelenül használt szavakat, ha helytelenül használják őket. Például egy helyesírás-ellenőrző nem jelöli meg a "to" szót a mondatban: "Nekem van kérdésem neked", bár ebben az összefüggésben "kettőnek" kell lennie. Duplán ellenőrizze a helyesírást, ha nem biztos abban, hogy egy ingyenes online szótárt használ, mint a Merriam-Webster.