A munkatársaknak gyakran törekedniük kell arra, hogy hosszabb távollétként vagy más hosszabb távon szabaduljanak meg kifogásként.
A formális ürügyleveleket más helyzetekben is használják, például a zsűri vagy az iskolából való távollét.
Olvassa el alább egy hivatalos kifogás levél írásának tippjeit, valamint két minta betűket: egy mintát küldhet munkáltatónak, mielőtt elmulasztja a munkáját, és egy az utána.
Tippek a formális kifogás levélírásához
- Kövesse az üzleti levélformátumot. A levél írásakor használja a hivatalos üzleti levélformátumot. Azt akarod, hogy ez a levél legyen professzionális.
- Értsd meg a munkáltató politikáját. Mielőtt elmulasztaná a munkáját, győződjön meg arról, hogy ismeri a házirendet, hogy hagyja a főnöke tudni, hogy hiányzik. Tudnia kell, hogy meg kell-e mondania a főnöködnek, és hogyan kell eljuttatni hozzá az információt (pl. Telefonhívás, levél, e-mail). Tekintse meg, milyen messzire kell előre tájékoztatni a munkáltatót.
- Küldje el a levelet a lehető leghamarabb. Ha lehetséges, küldje el ürügylevelét, mielőtt elmulasztja a munkát. Szeretne a munkáltatónak időt adni feladatainak átrendezésére. Ha hosszabb távollétet kér, küldjön ezt a levelet a lehető leghamarabb. Ha nincs ideje hivatalos levél elküldésére, fontolja meg inkább az ürügylet elküldését.
- Tartsa rövidnek. Ne derüljön ki részletesen arról, hogy miért hiányoznak a munka (például tüneteinek hosszú listája, ha beteg vagy egy személyes problémáról szóló részletes történet). Ehelyett csak röviden mondja ki a napot vagy a napokat, amikor hiányzik, és magyarázza (röviden), hogy miért.
- Felajánlja a segítségét. Talán fontolóra veheti, hogy valamilyen módon pótolja a távollétét. Például azt mondhatod, hogy távolléted alatt továbbra is e-mailben fogsz maradni, vagy felajánlhatod, hogy egy-két órával később dolgozol néhány hiányzó projekt befejezéséhez. Ha előzetesen elkészítheti távollétét, kérjen egy-két kollégáját vagy munkatársát segítséget bármely hiányzó feladat elvégzéséért. Ez különösen akkor lesz fontos, ha hosszabb távollétet igényel.
Minta formai kifogás levél (hiányzó munka előtt)
Dátum
Munkaadó neve
Munkáltatói cím
Szervezet
Cím
Város (*): Állam (*): Irányítószám
Kedves úr! Vezetéknév:
Kérem, fogadja el ezt a levelet formális értesítésként, hogy 20XX szeptember 1-től szeptember 20-ig, 20XX-ig nem tudok dolgozni. Majd részt veszek a szakmai fejlődéssel foglalkozó konferencián, amelyről a hét elején beszéltem veled.
Elrendeztem, hogy e-mailben legyenek munkaidőben, és naponta egyszer felhívom és bejelentkezem az irodába, hogy lássam, mi hiányzott.
Kérem, tudassa velem, hogy tudok-e további információt adni, vagy ha valami mást kell tőlem, hogy a távollétem zavartalanul működjön. Köszönöm, hogy megengedted, hogy ezt a fantasztikus lehetőséget megcsináljam.
Tisztelettel,
Aláírása (nyomtatott betű)
Írásos neve
Minta formai kifogás levél (hiányzó munka után)
Dátum
Munkaadó neve
Munkáltatói cím
Szervezet
Cím
Város (*): Állam (*): Irányítószám
Kedves úr! Vezetéknév:
Kérem, fogadja el ezt a levelet formális értesítésként, hogy betegség miatt nem tudtam munkát vállalni szeptember 20-án, szeptember 20-án. Már befejeztem a héten a feladatokat, amelyek hiányában hiányoztak.
Kérem, tudassa velem, tudok-e további információkat megadni. Köszönöm a megértésed.
Tisztelettel,
Aláírása (nyomtatott betű)
Írásos neve
E-mail üzenet küldése
Néha több értelme van egy e-mail üzenetet küldeni, amely elmagyarázza a távollétét. Ha például a lehető leghamarabb elmondja a főnöködnek, hogy nem fogsz dolgozni, az e-mail a leggyorsabb módja annak, hogy megosszák ezt az információt. Néhány munkáltató azt is kérdezi, hogy a munkavállalók e-mailben értesítsék őket a távollétekről.
Ha e-mail üzenetet küldi el a távollétében, győződjön meg róla, hogy az e-mailt rövid ideig tartja, egyszerűen megmondja a hiányzó dátumokat, és rövid magyarázatot ad arra, hogy miért leszel távol.
Ügyeljen arra, hogy tiszta tárgysorral is rendelkezzen. Lehet, hogy egyszerűen írja a "Távollét a munkából" a tárgysorban. Ez világosan megmagyarázza az e-mail címét a főnökének.
Ha jobban szeretne e-mailben elküldeni a kifogást, akkor küldjön egy professzionális e-mail üzenetet .