Minden alkalommal, amikor a cég egyik képviselője kapcsolatba lépett az ügyféllel vagy a prospektussal (akár személyesen, telefonon, e-mailen vagy postai úton), a kapcsolattartói adatokat a kapcsolattartó rendszer (vagy CMS, rövid).
Ennek a követésnek az okai a következők:
- Értékelni ezeket a képviselőket és kártalanítani őket.
- Annak biztosítása érdekében, hogy az ügyfél vagy a prospektus megfelelő gyakorisággal kerüljön kapcsolatba, nem túl gyakran vagy túl ritkán.
- E kapcsolatok eredményeinek nyomon követése, például összegyűjtött pénzügyi eszközök vagy befektetési banki megbízások nyertek.
Amint a végső pont azt sugallja, az átfogó CMS-be való bevitelnek tartalmaznia kell a kapcsolatok eredményére vonatkozó megjegyzéseket is, beleértve azokat a mutatókat, amelyeknek a vállalat vezetési jelentési rendszerének részét kell képezniük. A CMS-be bevitt szakemberek által feltárt eredményeket független megerősítésnek kell alávetni.
Esettanulmány:
A Merrill Lynch nagy értékű nettó értékesítő szakemberei által alkalmazott nagy nettó értékű szakemberek, amelyeket magánadok tanácsadóként ismertek meg, bónuszrendszert alkalmaztak, amely nagyrészt képletes, a gyűjtött háztartási eszközök alapján. A Merrill Lynch magas nettó értékű CMS-jében a szakemberek bevonnák azokat az eszközöket, amelyeket egy ügyféllel vagy prospektussal letétbe helyeztek (vagy megígértek, hogy letétbe helyeznek) a céggel a marketing erőfeszítéseiknek megfelelően.
Ezt követően a magántulajdonban lévő tanácsadók ellenőrzése figyelemmel kíséri az ilyen ügyfelek számláján végzett tevékenységet annak megerősítésére, hogy ezek a betétek valóban megtörtént-e vagy sem. Ezenkívül a CMS-ben szereplő bejegyzéseket a bónuszok szubjektív részére használják, hogy értékeljék a szakemberek aktív szerepét a feladatok nyomon követésében.
Ezenkívül a CMS-ben szereplő bejegyzéseket egyes marketing-kezdeményezések, például a Vintage Motor Sports, a Merrill Lynch Shootout és a szimfonikus vagy múzeumi éjszakák szponzorálásának kategóriájába sorolják. Ezeket az adatokat szintén felhasználják a szponzorálás és promóció anyagi megtérülésének értékeléséhez.