Executive Assistant Skills List és példák

by Alison Doyle

Kulcsfontosságú készségek az önéletrajzok, fedőlapok és interjúk

A végrehajtó asszisztensek hasonlóak a közigazgatási asszisztensekhez vagy titkárokhoz, mivel mindannyian támogatják valaki más munkáját - általában végrehajtó - az irodai feladatok kezelése vagy felügyelete révén. A különbség az, hogy egy ügyvezető asszisztens kifejezetten a legfelső vezetőség vezető munkatársa. Ez azt jelenti, hogy felügyelik és kiképzik az egyéb irodai személyzetet, és olyan feladatokat is megoldanak, amelyek drámai hatást gyakorolhatnak a vállalat sikerére.

Míg sok vállalat arra számít, hogy a végrehajtó asszisztensek elvégezhetnek néhány releváns egyetemi tanfolyamot, kevesen igényelnek diplomát. Nagyon fontos a releváns munkahelyi tapasztalat, ideális esetben több éves vezetői vagy adminisztratív asszisztens.

Végrehajtó Asszisztens Duties

Az ügyvezető asszisztensi feladatok ugyanolyan feladatokat látnak el, mint egy közigazgatási asszisztens: telefonhívások készítése és fogadása; emlékeztetőket, e-maileket és leveleket küld a végrehajtó szervezet nevében; fogadja a látogatókat és kezeli az ütemezést. De ők is járőröként járnak el, döntéseket hoznak arról, hogy ki férhet hozzá a végrehajtó hatalomhoz és milyen információkat kap a végrehajtó.

Gyakran kutatást végeznek és jelentéseket készítenek, amelyek befolyásolják a vállalati politikát. Ezek a feladatok azt jelentik, hogy a végrehajtó asszisztenseknek alaposan meg kell érteniük a munkáltató munkáját. Ennek eredményeképpen ezek a dolgozók kapcsolatot is létesíthetnek a végrehajtó és a többi irodai személyzet között.

A készségek listájának használata

Ügyeljen arra, hogy írja le a kísérőlevelet, és folytassa, hogy kiemelje azokat a készségeket, amelyeket a leendő munkáltató akar. Az alábbi listát használhatja, hogy képet kapjon arról, hogy mi lehet ezeknek a készségeknek a lehetősége, de ne feledje, hogy mindig figyelmesen olvassa el a munkaköri leírást, mert nem minden vállalat keresi ugyanazt a dolgot egy végrehajtó asszisztensben.

Ezenkívül nézze meg a készségek és készségek által felsorolt készségek összeállítását. Miközben készül az interjúra , tervezi, hogy példákat adjon konkrét időpontokra, amelyek megtestesítették a leendő munkáltató különböző készségeit.

Példák a vezetői asszisztens készségekre

Az alábbi lista nem kimerítő jellegű, és a szükséges készségek kissé eltérhetnek egy cégtől a másikig, vagy akár egy irodától a másikba ugyanazon vállalatnál. Ennek ellenére a legfontosabb és legkeresettebb képességek közül a legfontosabb, hogy a jövőbeni végrehajtó asszisztensnek rendelkeznie kell.

Írásos és verbális kommunikációs készségek
Az ügyvezető asszisztens szerepére való gondolkodás egyik módja valójában a kommunikáció szakembere. A munka jelentős része magában foglalja a kommunikációt és az emberekkel való összehangolást az egész vállalaton belül, és néha az ügyfelekkel is, az üzlet típusától függően. Az a képesség, hogy professzionális, világos, artikulatív és pontos legyen, akár szóban, akár írásban, felülmúlja a kifogástalan kommunikációs készségek követelményeit.

Számítógépes ismeretek
A végrehajtó asszisztenseknek több mint egyszerű képességük van a szövegszerkesztő és a táblázatkezelő programok számára. A szükséges számítógépes készségek magukban foglalják az e-mail rendszerek, fájlmegosztó rendszerek és naptárak létrehozásának és karbantartásának képességét, valamint a statisztikai szoftverekkel, kiadói szoftverekkel és adatbázisokkal kapcsolatos ismeretek.

Saját tech-támogató szakemberként való részvétel mindig is plusz, főleg mivel a végrehajtó asszisztensek gyakran elvárják, hogy mindent megtesznek a nyomtató rögzítésével, hogy új szoftvereket javasoljanak.

Interperszonális készségek
Az erős interperszonális készségek is szükségessé válnak az ügyfelekkel való interakcióra, más adminisztratív személyzet képzésére és a vezérigazgatókkal és a felső szintű vezetőkkel való együttműködésre. Mivel a vezetői asszisztensek gyakran kezelik az érzékeny vállalati információkat, fontos, hogy ne csak a megfelelő titkosságot tartsák fenn, hanem mindig úgy is viselkedjenek, hogy a személyes mérlegelést és integritást sugallják. Röviden, bizalomra van szükség.

Idő beosztás
A végrehajtó asszisztensnek nemcsak a saját idejét kell jól kezelnie, hanem a főnökét is. Ez azt jelenti, hogy összehangolják a több ember szükségleteit és igényeit, hogy megvalósítható ütemtervet hozzanak létre, majd gyakran változtassák meg ezt az ütemtervet rövid időre, amikor a helyzet változik.

A munka talán magában foglalja a tapintatos ügyintézést is annak biztosítása érdekében, hogy a vezetőség az ütemtervben maradjon, anélkül, hogy zavart volna.

Kutatási készségek
A kutatás önmagában is olyan készség, amely megköveteli a többféle keresőmotorok ismeretét, valamint az információs erőforrásokat, amelyek relevánsak a vállalat érdeklődési területein. Ezeknek a képességeknek a hiányában a végrehajtó asszisztens nem tudná felkészíteni a jelentéseknek a végrehajtó igényeit.