A projektterv a projektgazda gondos tervezésének csúcspontja. Ez a fődokumentum, amely útmutatást nyújt a projekt futásának módjához. A Project Management Institute szerint "formális, jóváhagyott dokumentum, amely mind a projekt kivitelezését, mind a projektvezérlést irányítja." A tervek tervét, mert benne dokumentáltak, a projekt menedzser szándékai a projekt egyes kulcsfontosságú aspektusai számára .
Az alábbiakban bemutatjuk a számos projekttervben található kritikus elemeket. A szervezeteknek vannak folyamataik és protokolljaik a projekttervben és általánosabban a projektek megvalósításában, ezért nem minden projektmenedzsment terv lesz ezeknek az elemeknek. Mindazonáltal a projektmenedzsereknek mindegyiküket a tervezési fázisban meg kell fontolniuk annak érdekében, hogy elkerüljék a zavarodottságot és a kényszerített improvizációt a projekt végrehajtásának fázisában.
01 projektcélok
02 A projekt hatóköre
A projektcélkitűzésekhez hasonlóan a chartát is meghatározzák; a projektmenedzsernek azonban tovább kell finomítania a projektterv körét. A projekt egyik leghatékonyabb módja annak meghatározása, hogy mi van a projektben, annak meghatározása, hogy mi van a hatókörön kívül. Például egy kézi művelet automatizálására irányuló projektnek meg kell határoznia, hogy hol kezdődik és fejeződik be a projekt hatókörén kívül eső feladatok megfelelő kizárása. Ez az információ segít a projektmenedzsernek meghatározni, mi van a hatókörben.
03 Mérföldkövek és fő szállítmányok
A projekt legfontosabb eredményeit mérföldköveknek nevezik. A kulcsfontosságú munkaeszközöket főbb eredményeknek nevezik. Ezek képviselik a munka nagy részét a projektben. A projekttervnek azonosítania kell ezeket a tételeket, meg kell határoznia azokat, és határidőket kell megállapítania azok befejezéséhez.
Mondja el, hogy egy szervezet vállalkozik egy új szoftver fejlesztésére. Az ilyen projektnek mindkét mérföldköve és megvalósíthatósága van. A legfontosabb eredmények lehetnek az üzleti követelmények végső listája és az üzleti követelményeket végrehajtó funkcionális követelmények listája. Ezek után a projektnek lehetnek mérföldkövei az üzleti tervezés végének, a rendszer tesztelésének vége, a felhasználói átvételi tesztek vége és a szoftver megjelenési dátuma. Ezek a mérföldkövek munkatermékekkel vannak kapcsolatban velük, de inkább a folyamatokról szólnak, mint maguk a termékek.
A mérföldkő és a legfontosabb szállítási határidőknek nem kell pontos dátumokkal rendelkezniük, de annál pontosabbak ezek a dátumok, annál jobb. Az októberi határidő október 1-jétől 31-ig minden nap elérhet október 31-e előtt, de október 15. előtt vagy október előtt be kell tartani a határidőt. Pontos dátumok segítik a projektmenedzser pontos munkakörülési struktúráját.
04 Munkaelosztási struktúra
A munka bontás szerkezete, vagy a WBS, dekonstrukturálja a mérföldköveket és a legfontosabb eredményeket egy projektben kisebb darabokra, hogy egy személy felelősséget kaphat minden egyes darabért. A munkaszervezési struktúra kialakításakor a projektmenedzser számos olyan tényezőt vesz figyelembe, mint például a projektcsapat tagjai erősségei és gyengeségei, a feladatok közötti kölcsönhatások, az elérhető erőforrások és az átfogó projekt határideje.
A projekt menedzsere végül felelős a projekt sikereért, de egyedül nem tudja elvégezni a munkát. A WBS egy olyan eszköz, amelyet a projektmenedzser a projekt elszámoltathatóságának biztosítására használ, mert elmondja a projektszponzornak, a projektcsapat tagjainak és az érdekelt feleknek a felelősségét. Ha a projektmenedzser aggódik egy feladat iránt, akkor a projektmenedzser pontosan tudja, hogy ki kell találkoznia ezzel a problémával.
05 Költségvetés
A projekt költségvetése mutatja, hogy mennyi pénzt különítettek el a projekt megvalósításához. A projektmenedzser felelős az ilyen erőforrások megfelelő diszpergálásáért. A szállítóknak szóló projekt esetében a projektmenedzser biztosítja, hogy a szállítmányok a szerződéses feltételeknek megfelelően készüljenek el, különös figyelmet fordítva a minőségre. Egyes projektköltségek kapcsolódnak az emberi erőforrás tervhez.
06 Humánerőforrás-terv
A humánerőforrás-terv bemutatja, hogy a projekt személyzete hogyan fog működni. Ezt néha a személyzeti tervnek nevezik. Ez a terv határozza meg, hogy ki lesz a projektcsapatban és mennyi időbeli elkötelezettséget várnak el minden egyes személytől. A terv kidolgozásakor a projektmenedzser tárgyal a csapattagokkal és felügyeleteikkel arról, hogy az egyes csapattagok mennyi időt tudnak szentelni a projektnek. Ha a személyzetnek szüksége van a projekthez való konzultációra, de nem része a projektcsapatnak, az a személyzeti tervben is szerepel. Megint a megfelelő felügyeletekkel konzultálnak.
07 Kockázatkezelési terv
Sok dolog rosszul lehet egy projekten. Míg minden lehetséges katasztrófa vagy kisebb csuklás előre nem látható, sokan megjósolhatók. A kockázatkezelési tervben a projektmenedzser azonosítja a projekt kockázatait, annak valószínűségét, hogy ezek a kockázatok fognak bekövetkezni, és azokat a stratégiákat, amelyek enyhítik ezeket a kockázatokat. A projektmenedzser a projektszponzortól , a projektcsapattól, az érdekelt felektől és a belső szakértőktől származó inputokat keresi.
Csökkentési stratégiákat hoznak létre az olyan kockázatok esetén, amelyek valószínűleg előfordulnak, vagy nagy költségekkel járnak velük kapcsolatban. Nem valószínű, hogy a felmerülő kockázatok és az alacsony költségekkel járó kockázatok szerepelnek a tervben; azonban nem lehetnek enyhítő stratégiák.
08 Kommunikációs terv
A kommunikációs terv felvázolja, hogy a projektet miként közlik a különböző közönségekkel. Az üzemi bontású struktúrához hasonlóan a kommunikációs terv a komponenseknek egy projektcsapat tagjának elvégzéséért való felelősségét jelöli ki.
Minden üzenetnek van egy tervezett közönsége. A projektvezetők biztosítják, hogy minden egyes üzenet a saját közönségéhez igazodik. A kommunikációs terv segíti a projektmenedzsereket abban, hogy a megfelelő információkat a megfelelő időben megkapja a megfelelő embereknek.
09 Az érdekeltek kezelési terve
Az érdekelt felek irányítási terve meghatározza, hogy az érdekelt felek hogyan fognak felhasználni a projektben. Néha az érdekelteknek csak információra van szükségük. Ezt a kommunikációs tervben lehet gondozni. Ha többre van szükség az érdekelt felektől, az érdekelt felek irányítási terve felvázolja, hogy miként érhető el.
10 Változáskezelési terv
A változáskezelési terv meghatározza a projekt módosításának kereteit. A projektmenedzserek hajlamosak arra, hogy elkerüljék a projekt megváltoztatását; a változások azonban elkerülhetetlenek. A változáskezelési terv protokollokat és folyamatokat biztosít a változtatások elvégzéséhez. Az elszámoltathatóság és az átláthatóság szempontjából kulcsfontosságú, hogy a projektszponzorok, projektmenedzserek és projektcsapat tagjai kövessék a változáskezelési tervet.