A különbség az, hogy a személyi asszisztensek csak egyetlen személyt segítenek, és segíthetnek olyan személyes feladatokon is, mint a vásárlás vagy a társadalmi megbízások ütemezése.
Néhányan projektmunkát delegálnak asszisztenseiknek, vagy távollétükben állnak az asszisztensek.
A személyi asszisztensek munkaköri követelményei
Bár a személyes asszisztensek számára az oktatás szempontjából nincs minimális követelmény, az üzleti vagy adminisztratív munka háttere segít. A második vagy a harmadik nyelv bizonyos esetekben is fontos lehet. Általánosságban az Ön készségei fontosabbak, mint az ön végzettsége. E szükséges készségek egy részének megvitatása segíthet eldönteni, hogy az ilyen típusú munka az Ön számára.
Íme egy lista a személyes asszisztens készségekről az önéletrajzokról, fedőlapokról, munkaköri alkalmazásokról és interjúkról. A szükséges készségek attól függően változnak, hogy milyen munkát végeztek, ezért kérjük, tekintse át a készség és a készségtípus által felsorolt készségek listáját is. Nézd át ezt a listát, és nézd meg, hogy már használta-e ezeket a készségeket a korábbi munkahelyeken, vagy szerzett-e őket képzéseken keresztül.
Készítsen megjegyzéseket arról, hogy mikor és hogyan használta vagy fejlesztette ezeket a készségeket.
Ezután adja hozzá az önéletrajzához és a kísérőlevélhez, vagy tartsa kézben a feladatok betöltéséhez. Az alkalmazások képernyőjén gyakran keresik a kulcsfontosságú készségeket. Egyezzenek meg a készségekkel azokkal, akiknek a feladatra szükség van. Ezután győződjön meg róla, hogy szerepelnek a kísérőlevélben, és szerepelnek az önéletrajzában.
Arra is fel kell dolgoznod az interjúválaszokat, hogy a korábbi pozíciókban milyen készségeket használtál. Van példa arra, hogyan oldotta meg a problémát a munkahelyen egy vagy több ilyen készség felhasználásával. Mutasd meg, hogy a készségek felhasználása hozzájárult a projekt sikeréhez.
Példák a személyes asszisztens készségekre
Ez a lista nem kimerítő jellegű, de magában foglalja a személyes asszisztensek legfontosabb, keresett készségeit is.
Szervezet és időgazdálkodás
Személyes asszisztensként a munkád nagy része az lesz, hogy valaki másnak szervezett és ütemezett legyen. Ezért önnek kell jól szervezettnek lennie. Szerencsére a szervezet megtanulható. Vannak olyan speciális technikák, amelyeket alkalmazhatsz, hogy hatékonyabbá teheted az időidet, és egyébként megőrizheted az életedet és a rendeződet.
Írásos és szóbeli kommunikáció
Meg kell értenie és követnie kell az utasításokat, és egyértelműen és tisztességesen kell átadnia az információkat. A pozíciójának részleteitől függően esetleg meg kell üdvözölnie az ügyfeleket, válaszolnia kell a levelezésre, vagy jelentéseket és prezentációkat kell készítenie. Mindezek a feladatok megkövetelik a csúcsminőségű kommunikációs készségeket, beleértve a beszédet és az írást, a hallgatást és az olvasást.
Pontosság és figyelem részletesen
A részletekre való figyelem mind a szervezettek, mind a kommunikáció kritikus eleme.
A bizonytalanság vagy a pontatlanság a legjobb esetben nem hatékony, és súlyos hibákat is okozhat, vagy elidegeníthatja vezetői kollégáit.
A releváns szoftverek ismerete
A kezelni kívánt szoftverek változatosak lehetnek, de valószínűleg tartalmazhatnak szövegszerkesztést, táblázatokat, adatbázisokat, naptárakat, asztali kiadványokat és PowerPoint-t, vagy valamilyen más hasonló szolgáltatást. Egy plusz, hogy képes legalább minimális technikai támogatást nyújtani. Lehet, hogy több különböző programot és alkalmazást kell megvizsgálnia, hogy kiválaszthassa magát, amely a legjobb eszközöket biztosítja a menedzser céljainak eléréséhez. Mindig az a feladata, hogy egyszerűbbé és egyszerűbbé tegye a menedzser munkáját, és ez sok problémát megoldhat a háttérben.
Takt és mérlegelés
Személyes asszisztensként gyakran érzékeny anyagok, a kereskedelmi titkoktól a rendkívül személyes adatokig terjednek, amelyeket bizalmasan kell kezelni.
A kapcsolódó képesség a tapintat, az a képesség, hogy óvatosan vagy egyáltalán nem reagál az olyan információra, amelyet más emberek nehézkesnek vagy kínosnak találhatnak. Más szóval, biztonságos embernek kell lennie ahhoz, hogy a kezelője sebezhető legyen. Végtére is, csak te tudod, mennyi segítségre van szükséged.
Személyi asszisztens készségek listája
Adminisztratív készségek
Ezek a készségek gyakran a személyi asszisztens munkaköri leírásának részei vagy hozzáadott érték készségek. A munkáltatónak szüksége lehet valakire, aki elvégezheti ezeket a feladatokat neki.
- Közigazgatási
- kinevezések
- Levelezés
- ügyintézés
- Események
- Esemény tervezés
- reszelés
- Végrehajtási eljárások
- Ütemtervek karbantartása
- találkozók
- Irodai vezetőség
- Projektmenedzsment
- Kutatás
- ütemezése
- Diktálás
- Üzenetek fogadása
- Jegyzetel
- Az utazás megszervezése
- Utazástervezés
Kommunikációs készségek
Személyes asszisztensként a kommunikáció minden vonatkozása fontos a munkához. Készen állsz arra, hogy megmutasd tapasztalatodat vagy képzésedet
- Vedd fel a telefont
- közlés
- Üdvözlő látogatók
- Kérdések kezelése
- Hálózat
- Nonverbális kommunikáció
- Hívások átvizsgálása
- Szóbeli kommunikáció
- Írásos közlemények
Pénzügyi ismeretek
Van tapasztalata vagy képzése ezeknek a feladatoknak?
- Számvitel
- költségvetés
- beszerzési
- Sourcing
- Bevásárlás
Technikai készségek
Használhat különböző platformokat és eszközöket, és alapvető hibaelhárítást végezhet el?
- Számítógép (PC, Mac, tabletta)
- Adatbázis-kezelés
- Microsoft Office
- Bemutató előkészítés
- jelentések
- Szövegszerkesztés
Személyes készségek
Ezek a készségek gyakran a személyiség része. Mutassa be, hogyan használta őket és fejlesztette azokat.
- Titoktartási
- Diplomáciai
- Belátása
- Rugalmasság
- interperszonális
- Többfeladatos
- Szervezet
- Pozitív hozzáállás
- Problémamegoldás
- Professzionális Demeanor
- Önmotivált
- Csapatjátékos
- Idő beosztás
- Függetlenül dolgozni
Ha még nem használta ezeket a készségeket egy korábbi munkahelyen, akkor nézze meg, hogyan fejlesztette őket önként vagy fizetés nélküli munkákban, vagy használja őket az Ön személyes életében. Használod ezeket a készségeket egy hit közösség részeként vagy egy diákprojektnek az iskolában? Készségeket fejlesztettél egy sportcsapat vagy egyéni sport részeként? Ez a tapasztalat is értékes lehet, és jobb pozícióvá teheti Önt.
Sample Personal Assistant Resume
A személyi asszisztens számára tervezett folytatási példában vegye figyelembe, hogy a fent említett készségek többsége beillesztésre került a szövegbe - különösen a kezdeti "Képesítési összefoglalóban".
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Mobil telefon: 870.123.4567
Személyi asszisztens
Részletesen orientált és magasan szervezett személyi asszisztens, aki jól ismerte a C-szintű vezetők számára nyújtott zökkenőmentes támogatást. A hibátlanul és függetlenül elvégezheti az adminisztratív, kinevezési és utazási ütemezést, a vásárlást és az eseménytervezés felelősségét. Alapvető kompetenciák:
- Adminisztratív : Folyamatérzékeny adatok kezelése és az összes levelezés és diktálás kezelése a kompromisszum nélküli integritással és titkossággal. Feszültségmentes környezet biztosítása a vezetői döntéshozatalhoz az ülések és a különleges események proaktív összehangolásával, valamint a formációs szakaszok komplikációinak megoldásában.
- Kommunikáció: Könnyen építhet kapcsolatot az ügyfelekkel, a gyártókkal és a projektpartnerekkel személyesen és írásban. Adept a diplomáciai összeköttetésben a felek között a projektek és rendezvények minőségi végrehajtásának biztosítása érdekében.
- Pénzügyi adminisztráció: A könyvelés oktatásának lehetősége a könyvek pontos mérlegelésére és költségvetési és beszerzési feladatok ellátására.
- Legfontosabb erõsségek: Pozitív és tökéletesen hivatásos mûködõképességgel, mások bizalmával és elkötelezettségével. A technikai ismeretek közé tartozik a Microsoft Office Suite, a QuickBooks és az Adobe Creative Suite. Fluent spanyolul.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Az elnök személyes asszisztense (20XX-ig)
Teljes körű adminisztratív és személyes támogatást nyújtson a butik pénzügyi tanácsadó cég alapítójának, amelynek felelősségi körébe tartozik a diktálás, levelezés, iroda menedzsment, értékesítési kapcsolatok, kinevezési ütemezés, utazási koordináció és eseménytervezési funkciók.
- Tervezett minden részletet a rendkívül sikeres ügyfélkapcsolati eseményekhez, beleértve a golf és a tenisz üdülőhely hétvégéit, a pénzügyi tervezés szemináriumát és az állományi banketteket.
- Sourced és biztosított, költséghatékony utazási és szórakoztató szolgáltatók, amelyek 15% -kal csökkentik az utazási költségeket.
- Használja az Adobe Creative Suite-t, hogy látványos új marketing brosúrákat és havi hírlevelet hozzon létre.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Adminisztratív asszisztens (20XX-től 20XX-ig)
Három CPA-k csoportjának adminisztratív asszisztense. Üdvözölte az ügyfeleket és gyűjtött személyes kapcsolattartási és pénzügyi információkat; szervezett kliensfájlok. Ütemezett, jegyzeteket tartott a találkozókon, kezelte a telefonfogadást és a feldolgozott levelezést.
- Gyakran elismerik mind a kliensek, mind a munkáltatók számára a vidám viselkedés és a nagy figyelem a részletekre.
- Segített a kliensek és az új alkalmazottak képzésére saját tulajdonú adókezelő szoftver használatában.
Oktatás
BS üzleti Adminisztráció (kisebb: Számvitel); 3,52 GPA
University of Missouri, Columbia, MO
Teniszcsapat, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, év külföldön Madridban, Spanyolországban