A jogi titkárok szerepe, más néven közigazgatási asszisztensek és jogi asszisztensek szerepe az elmúlt két évtizedben alakult ki. Mivel a technológia továbbra is átalakítja az ügyvédi irodát, a jogi titkárok túlszárnyalják a hagyományos gépelési és telefonhívási feladatokat a nagy értékű tevékenységek végzésére, amint a szakmai és vezetői személyzet számára fenntartották, mint például az értékesítők kiválasztása, ügyfélkapcsolatok kezelése és jogi dokumentumok készítése.
Azonban a jogi titkár gyakorlati környezetének, cégméretének vagy jogi szakértelmének ellenére bizonyos alapvető feladatok ugyanazok maradtak. Ahhoz, hogy sikerrel járjon a mai ügyvédi iroda vagy a társasági jogi osztály, a jogi titkároknak elsajátítaniuk kell az alábbi 10 készséget. Ha többet szeretne sikeresen jogi titkárként vagy jogi asszisztensként , vizsgálja felül egy sikeres jogi titkár e vonásait .
01 Technológiai ismeretek
Sok ügyvédnek nincs ideje és szakértelme az ügyvédi irodai technológiák működtetésére. Számítógéppel kapcsolatos feladatok elvégzésére támaszkodnak a technikai ügyintéző titkárok, például: táblázatok készítése, prezentációk készítése, számlázási célokra történő belépés, dokumentumok létrehozása és beírása, naptárak fenntartása és határidők követése.
Ezért a legkülönfélébb számítógépes alkalmazásokban jártas jogi titkárok rendelkeznek a legtöbb karrierlehetőséggel . A legelterjedtebb technológiák közül a legális titkároknak maguknak kell lenniük:
- Szövegszerkesztés
- táblázatkezelő
- Bemutatás
- Dokumentum kezelés
- Idő és számlázás
- Naptár és Docketing
- Átírás
- Kiadványszerkesztés
- Videókonferenciázás
02 Interperszonális készségek
A jogi titkárok napi kapcsolatban állnak ügyvédekkel, büntetőbíróikkal, személyzettel, ügyfelekkel, ellenzéki tanácsokkal, igazságügyi személyzettel, értékesítőkkel és más harmadik felekkel.
Ezért a legfontosabb interperszonális és kommunikációs készségek elengedhetetlenek. A személyes beszélgetés mellett a titkárok e-mailben, telefonon és videokonferencia-rendszerben kommunikálnak.
03 A készségek írása
Gondoljuk, hogy az ügyvédek teljesítik az írást? Gondold újra! A jogi titkárok gyakran felelősek a rutin levelezés és a fájlok jegyzékeinek elkészítéséért, valamint a jogi dokumentumok, például a beadványok, az alsónadrágok, a felfedezés és a tranzakciós dokumentumok lektorálása céljából.
Az írás a jogi titkár munkájának szerves része; azok, akik erős íráskészségeket fejlesztenek, elengedhetetlenek lesznek az általuk támogatott ügyvédek számára.
04 Szervezési készségek
Az ügyvédek rossz hírűek. Mivel a jogi titkárok az ügyvédi "jobbkezes ember", a szervezeti készségek elengedhetetlenek a jogi gyakorlat vagy a vállalati jogi osztály hatékony kezeléséhez.
A jogi titkároknak papíralapú és elektronikus fájlokat kell fenntartaniuk, projekteket kell irányítaniuk, több határidőt kell követniük, naptárakat kell tartaniuk, ütemezést kell szervezniük, rendezvényeket kell szervezniük, és mindent rendben és hozzáférhetően kell tartaniuk
05 Átírással kapcsolatos ismeretek
A transzkripciós készségek alapjai a titkári gyakorlatnak. A gyors gépelési sebesség mellett (a munkaadók igényei 50-100 szó per percenként változhatnak), a hangdiktációs fájlok megértéséhez szükség van az élénk hallgatási készségekre.
Szükség van erős nyelvtanra, helyesírásra, szókincsre és nyelvi készségekre, valamint a jogi terminológia megértésére. Ezenkívül a titkároknak rendelkezniük kell szövegszerkesztő alkalmazásokkal és transzkripciós berendezésekkel.
06 Figyelem a részletekre
A részletekre való figyelem elengedhetetlen a jogi szakmában. Például 600 000 dollár értékű 600 000 dolláros befizetés esetén a telephely ára egy ügyfélnek számíthat. A jogi titkárok kezelik a napi joggyakorlat részleteit, és a részletekkel kapcsolatos figyelem a szinte minden titkársági feladatban fontos a dokumentumok elkészítéséhez és lektorálásához, a megbeszélések ütemezéséhez és a naptártervezés határidejéig.
07 Jogi dokumentumok és terminológia ismerete
Mi a különbség a titkár és a jogi titkár között? A jogi titkárok ismerik a legális dolgokat. Az olyan kifejezések, mint a felszólítás, a pro se és a voir dire, ne felejtsék el őket.
Megértik a jogi eljárások árnyalatait, és tudják, hogyan lehet létrehozni és formázni a beadványokat, a felfedezést és a tranzakciós dokumentumokat.
08 Csapatmunka
A csapatmunka döntő fontosságú a jogi titkároknak a jogi szolgáltatások nyújtásában betöltött szerepéért. Minden jogi környezetben - a nagyvállalati jogi osztálytól az egyéni gyakorlóig - a jogi titkároknak ügyvédekkel, paralegalokkal, titkárokkal, ügyintézőkkel , szállítóktól és másoktól kell társulniuk ahhoz, hogy hatékonyan nyújtsanak jogi szolgáltatásokat.
A leghatékonyabb jogi titkárok tudják, hogyan lehet együttműködni a munkatársakkal és együttműködni harmadik felekkel, hogy megkapják a munkát.
09 Több feladatok
A legtöbb jogi titkár egynél több személynél dolgozik több fájlon. A többszörös feladatok egyidejű végrehajtása másodlagos jellegű az illetékes jogi titkárnak.
Tudják, hogyan kezeljék több feladatot és a versengő prioritásokat, és hogyan kezeljék a növekvő munkaterheléseket a mai forgalmas ügyvédi irodában, ahol egy személy gyakran végez három munkát.
10 Kutatási készségek
A jogi titkárok számos feladathoz hasonlóan internetes kutatásokat végeznek, például útkeresést, ügyfélinformációkat gyűjtenek, kutatják a versenyt és megtalálják a szakértői tanúkat.
Számos jogi titkárság - különösen a kis ügyvédi irodákban - közreműködik a paralegal feladatokkal, beleértve a jogi kutatást, a hivatkozott ügyek ellenőrzését és az esetjog nyomon követését. A jogi kutatási platformok, például a Westlaw vagy a Lexis / Nexis tanulása versenyelőnyt jelenthet.