Hozzon létre egy RFP-t, amely eredményt kap
, amelyet néha RFP-nek vagy RFQ-nek neveznek az "ajánlatkéréshez", egy olyan dokumentum, amelyet egy vállalat kérdez, amikor egy terméket szeretne vásárolni, és el kívánja készíteni a specifikációkat a nyilvánosság számára. Ez általában akkor fordul elő, amikor több vállalat ajánlatot tesz a munkára vagy a munkára, és versenyképesebb árakat kér. De az Ön erőfeszítései olyan ajánlatokat eredményezhetnek, amelyek az Ön idejében, vagy annál is rosszabbak, egyáltalán nincsenek ajánlatok, ha nem készítik el megfelelően az RFP-t.
Íme, hogyan kell menni a legjobb siker érdekében.
Nehézség: átlag
Szükséges idő: Több napig tart
Itt van, hogyan:
- Tedd le a házi feladatot: Készítsd el, hogy mit kell, mit akarsz, és mi lehetséges, mielőtt megkezdöd a RFP-t. Ne adjon ki egy RFP-t egy olyan gépre, amely óránként 1,500 widgetet képes előállítani, ha soha nem értékelt el több mint 25 egy hónapot. Nincs értelme kiadni egy RFP-t egy repülő gépkocsihoz, amikor egy hírvivő éppúgy gyors, mint a kerékpár.
- Megkülönböztetés igényei és kívánságai között: Ha olyan alkalmazást szeretne vásárolni, amely képes képet küldeni a székhely és a kisteherautók között a munkahelyen, megadhatja a másodpercenként szükséges képek számát, a szükséges képek maximális méretét és a szükséges felbontás. Persze, lehet, hogy szép színes képeket készíteni, de ez tényleg szükséges? Ha valóban szüksége van egy bizonyos specifikus kifejezésre, használj olyan szavakat, mint a "akar", "kell" és a "must". Ez azt jelzi, hogy ezek a követelmények. A "kívánságok" kifejezést olyan szavakkal lehet azonosítani, mint a "lehet", "lehet" és az "opcionális".
- Döntse el, hogy a győztes hogyan néz ki : A javaslatok, amelyekre válaszul válaszol az RFP-re, eltérnek. Minden egyes válaszadó vállalatnak különböző erősségei és gyengeségei vannak. Néhányan a legalacsonyabb költségekre koncentrálnak. Mások jó minőségűek lesznek. Mégis, mások teljes szolgáltatási készletet kínálnak. Döntse el az elejét, amit keres - a legkisebb költség, a leggyorsabb szállítás vagy a kettő kombinációja.
- Szervezze meg a dokumentumot : bármit, amit írsz a vállalkozások számára, nagy gondot kell kapni és szervezni kell. A vázlat jó kiindulópont. Legalább a bevezetéshez, a követelményekhez, a kiválasztási kritériumokhoz, az idővonalhoz és a folyamathoz szükséges szakaszok szükségesek. Ezen szakaszok többségének alszekciói lesznek.
- Írja be a bevezetést : Itt magyarázza meg a potenciális ajánlattevőknek, hogy miért teszi közzé a RFP-t, és mit szeretne elérni ezzel. A bevezetés tartalmazhat egy összefoglalót a többi szakasz kulcsfontosságú pontjairól, ideértve az esedékesség napját is. A képátviteli rendszer RFP-jének bevezetése valami ilyesmit olvashat: "Az XYZ Company olyan nagy megbízhatóságú, könnyen kezelhető rendszerre tesz javaslatot, amely a fővárosi irodától a nagyvárosi térségben bárhová eljuttathatja a képeket. 2007. március 5-én, hétfőn, 08:00 PST-n kell beérkezni. "
- Magyarázza el a követelményeket : Ez a rész az egyik legfontosabb, és általában a legtöbb időt veszi igénybe. Meg kell adnia a továbbítandó képek méretét és egyértelműségét, valamint a szükséges sebességet. Légy specifikus, de ne mondd el az ajánlattevőknek, hogy szeretné, ha a munka elvégezhető, hacsak ez nem feltétlenül szükséges. Lehet, hogy ezt a részt fel kell szüntetnie a rendszer alfejezeteként. Például: a) képméret és -minőség b) átvitel (amely magában foglalja mind a kívánt sebességet, mind az átvitel biztonságát biztosító követelményeket) és c) a kívánt opciókat (ahol a színt kívánatos opcióként felsorolni).
- Kiválasztási kritériumok : Itt adhatja meg az ajánlattevőknek, hogyan fogja kiválasztani a nyertes ajánlatot. Bármennyire vagy annál is kevesebbet tudhatsz, amennyit csak akarsz. Jó ötlet például egy olyan mondat beillesztése, mint például: "A nyertes ajánlattevőt, ha van ilyen, kizárólag az XYZ cég megítélése alapján választják ki." Egyes kormányzati RFP-k nagyon különlegesek a kiválasztási kritériumokról, de a legtöbb kereskedelmi RFP kevésbé pontos. Lehet, hogy olyan táblázatot szeretne létrehozni, amely minden egyes ajánlatot megad minden egyes kategóriában egy bizonyos ponttartományt, majd egy csapat válassza ki a legjobb "ajánlatot" azok közül, amelyek a legmagasabb három pontszámot tartalmazzák.
- Időkorlátok : Ez a rész megmondja azokat a vállalatokat, akik szeretnének ajánlatot tenni az RFP-re vonatkozóan, milyen gyorsan kell eljárniuk, és hogy mennyi ideig várható a folyamat. Légy ésszerű, ha beállítja a határidőket. Ne kérjen komplex rendszerekre javaslatokat, hanem csak néhány napig adjon ajánlatot az ajánlattevőknek. Adjon hosszabb időt arra, hogy készítsen ajánlatot, ha nagyszabású RFP-je van, ha a kívánt vásárlás bonyolult vagy részletesebb választ igényel. Itt is elmondhatja az ajánlattevőknek, hogy mennyi ideig fog az értékelési folyamat, amikor értesülnek arról, hogy sikeresek-e, és mennyi időn belül kell teljesíteniük.
- Folyamat: Ez a rész ismertesse a folyamat működésének módját, az RFP elküldését a szerződés odaítéléséről és a munka megkezdéséről. Ez a szakasz azt mondhatja: "Az ajánlatok a fenti 8. lépésben meghatározott időpontban esedékesek, minden ajánlatot felül kell vizsgálni, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy megfelelnek az összes követelménynek és reagálnak. és a legjobb három ajánlatot a pályázó csapat értékeli, hogy kiválasztja a nyertes ajánlattevőt és egy póttagot. A nyertes ajánlattevőkre vonatkozó tárgyalások várhatóan két héten belül szerződéskötést eredményeznek. "
- Döntse el, hogyan küldje el a RFP-t : A legtöbb RFP-t elküldjük, de nem kell. Küldhet egy RFP-t e-mailben, vagy elküldheti azt a cég weboldalán. Ne felejtse el megadni azt a nevet vagy számot, amelyet az ajánlattevők használhatnak azon RFP azonosítására, amelyre reagálnak.
- Döntse el, ki kapja meg a RFP-t: Lehet, hogy már azonosította azokat a beszállítókat, akiktől megvásárolni kívánja. A cégednek még van egy listája az elfogadható gyártókról. Ha nem, megtalálhatja az esetleges gyártókat a szakmai hálózaton keresztül , keresve az interneten, vagy kérheti más anyagok megbízott szállítóit ajánlásaihoz. Ne korlátozza a listáját, aki megkapja a RFP-t csak "nagy" cégeknek vagy "megalapozott" gyártóknak. Lehet, hogy jobb ötleteket és még jobb árakat kínálnak a kisebb értékesítőktől, akik gyakran érdeklődnek az üzlet megszerzésétől.
- Küldje el a RFP-t.