Kerülje el a számítógép vagy a telefon mögött rejtőzködni ezeket a forgatókönyveket
Valójában bizonyos körülmények között kerülni kell őket. Persze, könnyű elrejteni a számítógép mögött és mondani, mit akarsz mondani a billentyűzeten. De néha be kell lépned a világba és használni a hangodat.
Itt van három olyan helyzet, ahol jobb lenne, ha nem éri el a küldeményt.
Kerülje az ütközés megoldását
Mindannyian egy olyan e-mail vagy üzenetlánc része voltunk, amely két fél között próbált megoldani egy problémát. Néha talán a két legfontosabb résztvevő közé tartozhat, vagy talán egyszerűen egyike azon sok embernek, akinek valaki kénytelen volt bevonni magának.
Minden kérdésre vagy üzenetre válaszolva a kérdés fokozódik. Végül, ami talán viszonylag kis kérdés volt, sokkal nagyobb lett. Ez általában a két fél, valamint a konfliktus megoldása érdekében felügyelő vagy menedzser személyes találkozóját jelenti.
E-mail vagy üzenetküldés helyett a konfliktus megoldására hívja fel a személyt, vagy ütemezzen egy személyes találkozót. Ha Ön olyan e-mail címzettje vagy üzenete, aki valaki más próbál megoldani egy problémát, ellenálljon a kísértésnek, hogy e-mailben válaszoljon. Vedd fel a telefont vagy lépj be a másik személy irodájába, és mondd: "Megkaptam az e-mail címedet, és úgy gondoltam, jobb lesz, ha e-mailben megvizsgáljuk ezt a helyzetet egy-egyben.
Van pár perced beszélni?
Ha az e-mail az egyetlen lehetőség, ne másolj rá más személyekre. Ezzel kibővítve a problémát. Ha az ilyen e-mail fogadó vége van, ne nyomja meg a "válasz mindet". Egyszerűen csak válaszoljon az e-mailt küldő személyre. Ha "mindent válaszol", akkor a válaszodnak azt kell mondania: "Nagyra értékelem, hogy felhívja a figyelmemet erre a helyzetre.
Csak egy perc múlva hívlak, hogy megvitassák. "Ez figyelmezteti mindazokat, akiket másolt, hogy Ön gondoskodik a helyzetről egy-egy.
Kerülje el a küldetést ütésekor
Voltál már valaha idegesedni valamitől, és csak egy sebezhető e-mailt küldött ki, hogy azonnal megbántson? Vagy talán az ilyen e-mail vagy üzenet fogadó vége volt.
Félelmetes helyzet vagy kölcsönhatás után szükségünk van egy hűtési periódusra . Az e-mail és az üzenetküldés nem alkalmas erre; ez a tervezés pillanatában van. Ehelyett, ha megnyugodott, hívja vagy látogassa meg az egyént, hogy megvitassa a helyzetet. Ha egy szeszélyes e-mail fogadó vége van, ne kérjen választ. Adj magadnak időt arra, hogy megnyugodjon, majd hívja fel a személyt, és kérje, hogy beszéljenek szemtől-szembe.
A jövőben előre döntse el, hogy soha nem fog e-mailt vagy üzeneteket küldeni, ha ideges vagy. Tedd ezt magadnak egy nem vitatható egyezséggel.
Ha úgy érzed, hogy valami olyasmit kell írnod, amikor ideges vagy, írj egy üzenetet. Ne írja be e-mailbe még akkor sem, ha nem kívánja elküldeni az üzenetet. Nem lennél az első olyan személy, aki véletlenül eltalálta a "mentés" helyett a "mentés" gombot.
Kerülje el a Küldés küldését a rossz hírek elküldéséhez
Senki sem szeret rossz hírt kapni, és e-mailben nem kapja meg, vagy egy üzenet sót adhat a sebhez.
Volt már e-mailben egy ügyfélnek, hogy elmondja nekik, hogy a megrendelésük késik? Vagy küldött egy barátot, hogy tudassa vele, hogy nem veheti részt a születésnapi ünnepén? Vagy hogyan küldhetsz e-mailt a főnöködnek arra, hogy felhívta a figyelmét arra, hogy nem volt befejezve egy projektet, és hiányolja a határidőt?
Ha a fenti kérdésekre adott válasz igen, hagyja abba az e-mail vagy üzenetküldést a rossz hírek közléséhez. Az e-mail vagy üzenetküldő szolgáltatás a rossz hírek közléséhez elküldheti azt az üzenetet, amelyet nem érdekel, vagy hogy a probléma nem elég fontos ahhoz, hogy személyi figyelmét garantálja. Ha e-maileket vagy üzeneteket használ a rossz hírek közléséhez, nincs módja a személy reakciójának megítélésére. Valószínűleg az emberek csalódottak vagy idegesek lesznek. Ha nem nyújtja be személyesen a híreket, a csalódás érzése megnőhet és még rosszabb helyzetet teremthet.
Végül, amikor e-mailben vagy üzenetben használja ezt a forgatókönyvet, gyáva módon jelennek meg. Az ügyfelek, a munkatársak, a főnökök és a barátok nagyra értékelik azokat a személyeket, akiknek bátorságuk van a rossz híreket közölni.
Ha nem vagy biztos benne, hogy az üzenet rossz hírnek minősül, kérdezd meg magadtól: "Szeretnék-e e-mailt vagy üzenetet kapni ilyen típusú hírekkel, vagy inkább személyes értesítést szeretnék kapni?". Akkor járjon el megfelelően.
Bár kétségtelen, hogy az e-mail vagy az üzenetküldés gyors és hatékony kommunikációs eszköz, ez nem mindig megfelelő. Kövesse a fenti irányelveket, és ne használjon e-mailt vagy üzenetet, ha ez nem megfelelő.