A peres titkárok minden méretű ügyvédi irodában alkalmazottak. Egyes titkárok tisztán adminisztratív támogatást nyújtanak. Azonban a titkárok számos cégnél hibrid szerepet töltenek be, mindkettő titkárként és peresparancsnokként működnek.
Az alábbiakban néhány peres titkár egyik leggyakoribb funkciója a peres életciklus alatt.
A titkársági szerepek a cégtől, a peres gyakorlat típusától és a személyzet nagyságától függően változnak.
Esettanulmány
A fellebbező cégeknél az ügy első lépcsője az ügy érdemének megvizsgálása. Lehetséges a cselekvés oka a potenciális ügyfélnek? Bármilyen konfliktus létezik? A titkár elősegítheti az esettanulmányok elkészítését és az ügyvéd és a potenciális ügyfél közötti kezdeti találkozókat. Bizonyos esetekben a titkár elkészíti a kezdeti szűrést, kérve a potenciális ügyfélkérdéseket telefonon. Ha az ügyfelet aláírják, a titkár új ügyfájlt hoz létre, és továbbítja a megőrzési szerződést és egyéb dokumentumokat az ügyfélnek.
Vizsgálat
Sok esetben a felek a pert megelőző vizsgálatot folytatnak. Ez a vizsgálat magában foglalhatja a tanúk elhelyezését és megkérdezését, a baleset helyszínének vizsgálatát és az okmányok és egyéb bizonyítékok gyűjtését. A peres titkár segíti a folyamatot azáltal, hogy megbeszéléseket és telefonkonferenciákat rendez az ügyvéd nevében, tanúvallomások létrehozásával, bizonyítékok szervezésével és egyéb dokumentumokkal, valamint megbízható irattári rendszert hoz létre mind a papír, mind az elektronikus dokumentumok számára.
beadványok
Ha pert indítanak, a titkár elkészíti a beadványokat egy szövegszerkesztő programban. A beadványok tartalmazhatnak idézést, panaszt, beadványokat, befogadási kérelmeket és indítványokat. A peres titkárság gyakran olyan könyörgő kötőket hoz létre, amelyek egy adott ügyre vonatkozó összes beadványt szerveznek és indexelik.
A titkár ezeket a dokumentumokat bíróság vagy személyesen vagy elektronikus úton is benyújthatja, bár ezt a feladatot gyakran egy paralegal vagy bírósági hírvivő végzi.
Felfedezés
A felfedezés a peres eljárás leghosszabb fázisa. A felfedezés során a peres titkár elvégezheti a következő feladatok mindegyikét vagy azok egy részét:
- Felderítő dokumentumok készítése szövegszerkesztő rendszerben, ideértve a kérdezőbizottságokat és a termelési kéréseket
- Felkérések beírása, küldése és nyomon követése
- Megbízások lebonyolítása több féllel, beleértve az ügyvédet, az ügyfeleket, a felszólaló és a bírósági újságírókat
- A Polgári Perrendtartás által előírt független orvosi vizsgálatok és egyéb kinevezések ütemezése
- Felfedező kötőanyagok létrehozása; indexelés és benyújtás felfedező dokumentumok
- Esettanulmányok rendezése és benyújtása
- A helyszíni vizsgálatok ütemezése
- Helymeghatározás és kommunikáció a szakértőkkel; szakértői jelentések szervezése és benyújtása
Pre-Trial
A tárgyalás időpontját követően a titkár segíti a jogi csapatot a tárgyaláshoz. A titkár szerepe lehet:
- A próbaidejű dokumentumok beírása és formázása, ideértve a mozdulatokat, az alsónadrágokat, a felszólításokat és a tanúlistákat
- Gyűjtés és rendezvények szervezése
- A kísérleti kötőanyagok létrehozása, rendszerezése és / vagy indexelése
- Segítség a zaklatott kísérletek megszervezésében
- Követési határidők és emlékeztetők küldése a jogi csapathoz
- Cite-ellenőrzés és lektorálás rövidnadrágok és jogi dokumentumok
- Annak biztosítása, hogy a dokumentumok megfelelően vannak formázva a bírósági szabályoknak megfelelően
- Tanúk koordinálása
Próba
A peres titkár fontos támogató szerepet tölt be a tárgyalás során. Feladatai lehetnek:
- Próba-dokumentumok előkészítése, beírása és formázása
- A diagramok, grafikonok és egyéb tárgyalótermek előkészítésének koordinálása
- A futárok, bírósági újságírók és szakértői tanúk ütemezése
- Dokumentumok, kiállítások és kísérleti kötőanyagok szervezése, benyújtása és kezelése
- Ügyvédek, tanúk, ügyfelek és mások utazási szabályainak koordinálása
Egyéb adminisztratív feladatok
A védelmi oldalon dolgozók számára a peres titkár az ügyvédek és a paralegalok minden egyes ügyére fordított időt a cég idő- és számlázási rendszerébe bocsátja .
Ő is rendszeres számlákat küld az ügyfélnek, és nyomon követi a késedelmes kifizetéseket. A peres titkár által végzett egyéb általános feladatok a következők:
- Információk készítése szövegek, adatok és grafikák átírásával, formázásával, beírásával, visszajátszásával, másolásával és továbbításával
- A nyomon követési esetek határideje
- Megfelelő ügyfelekkel, tanúkkal és ellentétes tanácsadóval
- Felvenni a telefont
- Táblázatok készítése a költségek, a kiállítások és egyéb információk nyomon követéséhez
- A diktálás átírása
- Rendőrségi rendszerek karbantartása
- A levelezés, a jelentések és a jogi dokumentumok továbbítása
- Ügyfélkonferenciák és ügyvédi találkozók szervezése
- Költségjelentések készítése
- Az ügyvédi naptár fenntartása konferenciák, telekonferenciák, leletek és utazások tervezésével és ütemezésével
- Anyagok megrendelése
Peres ügyek titkára
Számos peres titkár szakképző iskolai vagy közösségi kollégiumban tanúsítványt vagy diplomamunka programot állít ki. Azonban a négyéves főiskolai diplomával rendelkező titkárok rendelkeznek a legelőrehaladottabb lehetőségekkel az ügyvédi irodán belül. Gyakran előfordul a peres tanfolyam a munkában. A tapasztalt peres titkárok gyakran más szerepet töltenek be a cégben, beleértve a paralegal és az irodai vezetőket.
Peres ügyek és tudás
A perköltségvetési titkároknak különböző interperszonális, technológiai és irodai készségekkel, valamint jogi és eljárási ismeretekkel kell rendelkezniük. A szükséges készségek és ismeretek:
- Képesség a szövegszerkesztés, táblázatkezelés, prezentáció és időszámítás és számlázási szoftver; ismeri a Microsoft Office csomagot
- A transzkripciós eszközök ismerete
- Kiváló írott és verbális készségek
- A helyi, állami és szövetségi bírósági peres dokumentáció és bejelentési eljárások ismerete
- Jó tudás a dokumentum adatbázisokkal, például Ringtail, Summation és Concordance
- E-bejelentési élmény
- Az irodai eljárások ismerete és a jogi terminológia
- Erős gépelési készség
- Szilárd szervezési készségek és többfeladatos készségek
- Képesség a szakemberrel való együttműködésre a személyzet valamennyi szintjével