Hogyan lehet gyorsan és egyszerűen megtalálni a fontos rekordokat?
Az egyetlen alkalom, amikor úgy gondolja, hogy fontos dokumentumokra gondol, amikor szüksége van rájuk. És gyakran nem találja meg őket, amikor szüksége van rájuk, mert vagy nincsen szervezett és központosított rendszere a fontos dokumentumok tárolására és / vagy az utolsó alkalommal, amikor szükséged volt rájuk, egyszerűen visszavetted a tengerbe papírokat az otthoni irodában, nem pedig a helyét, ahová tartozott.
Ismerős?
Minden fontos papíron, amelyek egész házában elterjedtek, sok időt és energiát vesztegelnek, hogy rájuk keressenek. Veszélyben vagy annak, hogy teljesen elveszíted őket. De néhány egyszerű lépéssel, a hétvégén egy óra alatt megszervezheti fontos papírdokumentumait!
Szüksége lesz egy kis két fiókos irattartó szekrényre vagy egy hordozható lógó fájl dobozra, több színű lógófájlokra (6 különböző színben), manilai harmadik levágott felső lap mappákra és egy tűzbiztos széfre (opcionális). Vagy vásárolhat egy nagy kötőanyagot és füllelket. Miután megkaptad az árut itt, a hat lépést követed a papírmunkák megszervezéséhez.
Első lépés: Gyűjtsön össze minden dokumentumot
Mielőtt megszerezheti az összes fontos dokumentumot, meg kell találnia azokat. Ez néha könnyebb mondani, mint kész.
Ellenőrizze az otthoni irodáját, akár a fiókokban, akár a papírokat az asztalán vagy az asztalon. Ellenőrizze a papírtekercseket, amelyek a konyhaszekrényeket, valamint a konyhai fiókokat és kosarakat zavarják.
Nézd meg a hálószobai komódját és az éjjeliszekrényedet (lehet, hogy reggel elhagytad őket, és elfelejtetted őket). Végül, de nem utolsósorban, ellenőrizze a pénztárcáját vagy az aktatáskáját olyan fontos dokumentumok esetében, amelyeket véletlenül még mindig hordoz (opps).
Második lépés: A dokumentumok osztályozása
A legfontosabb dokumentumok az alábbi hat kategóriába tartoznak.
Sorolja fel az összegyűjtött dokumentumokat az alábbiak szerint:
- Lakó- és vagyonnyilvántartások - jelzálogkölcsön, ingatlanügyletek, lakásjavítási projektek és bevételek, készülék kézikönyvek és garanciák, ingatlanadó-információk, lakásbiztosítási irányelvek és kézikönyvek
- Automatikus feljegyzések - címek, karbantartási nyilvántartások, biztosítási kötvények és információk, kölcsönadatok és fizetési feljegyzések
- Egészségügyi nyilvántartás - biztosítási kötvények, egészségbiztosítási kezelési kézikönyvek, egészségügyi ellátások magyarázata, orvosi számlák, vényköteles listák, rugalmas kiadási információk, orvosi bevételek, orvosi irányelvek, életbiztosítások
- Pénzügyi nyilvántartások - bankszámlák, adóbevallások, adólevonási nyilvántartások, befektetési jegyek, hitelnyilvántartások, hitelkártya kimutatások
- Elektronikai feljegyzések - mobiltelefon szerződések és kézikönyvek; értékesítési bevételek és garanciák számítógépekhez, laptopokhoz és iPadshez; kábeles és internetes tervek és számlák; vezeték nélküli router értékesítési nyugta és kézi
- Személyes feljegyzések - születési anyakönyvi kivonatok, házassági anyakönyvi kivonat, válási bizonyítvány, letéti igazolványok, társadalombiztosítási adatok, immunizálási nyilvántartások, útlevelek, katonai szolgálati feljegyzések, keresztelő és megerősítő iratok, végrendeletek, temetési terv és temetkezési információk. Ha kedvence van, fontos anyagokat, például az állatorvosi és oltóanyag-információkat tartalmazhat ebben a kategóriában.
Harmadik lépés: Keresse meg a létfontosságú dokumentumokat
A fontosabb dokumentumok nagy része tárolható egy rendszeres iratszekrényben vagy hordozható lógó dobozban. Van azonban néhány, amit tényleg tárolni kell egy tűzálló, biztonságos vagy offsite tárolási lehetőségben, például egy széfben.
A létfontosságú dokumentumok olyan dokumentumok, amelyek nagyon nehézkesek vagy nagyon időigényesek lehetnek. Ezek olyan érzékeny személyes adatokat tartalmazhatnak, amelyek megzavarhatják a behatolást vagy a rablást. Abban az esetben, ha otthonát tûz vagy árvíz pusztította el, akkor szeretné, ha ezek a létfontosságú dokumentumok sértetlenül maradnának.
A legtöbb ember számára a következő dokumentumok létfontosságúnak tekinthetők: társadalombiztosítási információk, születési anyakönyvi kivonatok, biztosítási kötvények, az ügynök kapcsolatfelvételi adatai, végrendeletek, tulajdonjogok, autótulajdonosok, útlevelek, valamint az eredeti aláírásához szükséges szerződések vagy megállapodások.
Készítsen egy mesterlista az összes fontos dokumentumból, amelyet a tűzbiztonsági vagy az offsite tárolási lehetőségben helyez el.
Negyedik lépés: Duplikálja a tárcáját
A legtöbben napról napra kritikus információkat hordoznak pénztárcáinkban. Tudod mindent, ami a tárcádban van? Mit tenne, ha a tárcáját elveszették vagy ellopták?
Készítsen másolatokat a járművezetői engedélyeiről, az adományozók kártyájáról, az egészségbiztosítási kártyákról, a tagsági kártyákról, például a tornaterem élelmiszerboltjainak hűségkártyáiról, raktári klubjairól és, legfőképpen, az összes hitel- és betéti kártyáról (másolás elöl és hátul). Tartsa ezeket a másolatokat az egyéb fontos dokumentumokkal:
Ötödik lépés: Hozzon létre egy egyszerű bejelentési rendszert
Minél egyszerűbb a nyilvántartó rendszer, annál valószínűbb, hogy következetes módon használja. Vigye a fontos dokumentum minden egyes kategóriáját, és hozzárendelje a függő fájltípushoz:
- Otthon- és ingatlan-nyilvántartás
- Automatikus felvétel
- Egészségügyi nyilvántartások
- Pénzügyi nyilvántartás
- Electronics Records
- Személyes feljegyzések
Adja hozzá a megfelelő fájlok számát a fájlrendszerhez az egyes kategóriákhoz tartozó dokumentumok számához.
Használja a manila mappákat, és hozzon létre egy mappát az egyes kategóriákon belüli egyes dokumentumokhoz. Helyezze a mappákat a megfelelő színes lógó fájlba.
Ha vásárolt egy nagy háromgyűrűs kötőanyagot és fülbetéteket, címkézze meg a fenti rekordnevekkel ellátott füleket, a papírlyuk minden dokumentumot átszúrjon és megszervezze őket. Ha a papírokat nem lehet lyukasztani, a papír lyukasztásakor meg kell ütni egy mappát, és be kell helyeznie a dokumentumokat a mappába.
Most, ha a papírmunka egyszerűen nem a te dologod, ez lehet egy szabadidejű pillanat az Ön számára. Beolvashat mindegyik dokumentumot, mentheti őket egy merevlemezre, majd szétfoszthatja. De használja a saját mérlegelését, mivel néhány papírmunka jobb maradt megmentve. Használd a legjobb ítéletedet.
Folyamatos karbantartás
Most, hogy fontos iratai szerveződnek, tartsd őket szervezettvé. Minden hónapban, amikor a számláit megterheli, minden új dokumentumot be kell vinnie a bejelentési rendszer megfelelő részébe. Ugyanakkor keressen olyan dokumentumokat, amelyeket eltávolított a rendszerből a hónap folyamán, amelyek még mindig ki vannak téve a rendszerbe. Töltse újra őket. Legalább évente kétszer, ellenőrizze az iratkezelő rendszerében lévő dokumentumokat, hogy meggyőződhessen róla, hogy tisztítható-e. Jó ütemtervet az év első évében, és minden tanév végén.
Kis erőfeszítéssel hosszú távú előnyöket nyerhet a fontos dokumentumai megszervezésével.
Írta: Elizabeth McGrory.