9 szabály egyszerű e-mail írására
Sokan nem tanultak e-maileket írni az iskolában, de tudni, hogyan írhatunk e-maileket felbecsülhetetlen készség a munkahelyen. Ez különösen igaz azoknak, akik (vagy keresnek) távmunkahelyeket keresnek. A jó telefonos etikett mellett valószínűleg nincs olyan készség, ami fontos lenne egy otthoni munka elvégzéséhez és megtartásához.
A jól megírt e-mail megkönnyíti a címzett számára az üzenet megértését és működését. Az álláskeresésben az e-mail előzheti meg, vagy akár helyettesítheti a személyes találkozást, így a helyes írásjel és a koherens üzenet kulcsfontosságú. És a munkában a nem egyértelmű e-mailek zavarodást és késedelmet okoznak. Kövesse ezeket a tippeket, hogy hatékony e-maileket írjon a kollégáknak, az ügyfeleknek, a potenciális ügyfeleknek, a bérbeadóknak és még a barátoknak és a családnak is
01 Először, fontold meg az üzenetet és a címzettet
Ezután fontolja meg a fogadó szemszögét. Milyen információkra van szüksége, hogy tegyen lépéseket, vagy megértse üzenetét? Adja meg a szükséges (de nem túlzott) háttérinformációkat. Emellett vegye figyelembe az adott címzett megfelelő etikettjét. Az emoticons és a rövidítések, mint például az OMG vagy a LOL, nem megfelelőek a munkaköri alkalmazásokhoz és a legtöbb üzleti e-mailhez.
02 Írjon le egy leíró e-mail tárgy vonalat
Amikor e-mailt írsz, ne írj valami homályos témát a témakörben, mint a "hi" vagy a "work-at-home jobs", vagy hagyd üresen. Az ilyen témájú e-maileknek jó esélyük van arra, hogy befejeződjenek a címzett spamládájában, vagy egyszerűen figyelmen kívül hagyják. Ha pályázik munkára, tegye a pozíció nevét a tárgysorba. Ha az e-mail egy kollégának szól, tegye a tárgysorba egy rövid kifejezést, amely összegzi az üzenet célját. A leíró témakörök egyikének másik előnye, hogy könnyebb lesz megtalálni a bejövő postafiókban, ha később meg kell keresnie. Valami olyan e-mailes vonalon, mint például a "Kérdés", nem lesz hasznos.
03 Üdvözöljük a címzettet
Ha ismeri a címzett nevét, de személyesen nem ismeri őt, üdvözölhet egy címmel, pl. Kedves Ms. Brunelli. (Használja a "Ms." -ot a nők számára, ha bizonytalan, hogy a "Mrs." vagy a "Miss" megfelelő.) Ha nem vagyunk biztosak a nemben, egyszerűen használjuk az első és a vezetéknevet, azaz a Kedves Chris Smith-et. Ha nem ismeri a személy nevét, kezdjen el üdvözlettel vagy egyszerű üdvözléssel, pl. Üdvözlet, Üdvözlet, Kedves igazgató, stb.
Ha az e-mail egy kollégának vagy valaki másnak, akit ismer, használja azt a nevet, amelyet személyesen vagy telefonon használ.
04 Használja helyes nyelvtan és írásjelek használatát
Nagyon fontos, hogy a helyes grammatika az e-mailben legyen. Tudatosan vagy tudattalanul az olvasók büntetik a feladókat a nyelvtani hibákra.
- Run-On Sentences - Amikor e-mailt írsz, ne töltsd le az időt. Ez a kis szünet az olvasóknak időt ad arra, hogy a "jelentések" szót vegye. A rövid mondatok több apró szünetet engednek be. Hosszú mondatok bontása, még akkor is, ha azok nem technikailag elterjedt mondatok.
- Commas - Elég kevés vagy túl sok vessző zavaros lehet. Tanulja meg, hogy helyesen használja a vesszőt.
- Tárgy-verb megállapodás - Az ilyen típusú hibákra vonatkozó mondatok vörös jelzőt jelentenek a jó kommunikációs készséggel rendelkező jelölteket kereső munkáltatók számára. A témavilágú megállapodások szabályainak felülvizsgálata.
05 Ellenőrizze a helyesírást és a nagybetűket
Használjon helyesírás-ellenőrzőt, de ne támaszkodjon rá. A helyesírás-ellenőrző nem fogja megfogni "nekik" az "a" vagy az "ott" kifejezést "a" számára, és az ilyen típusú hibák figyelmen kívül hagyják a gondatlanságot. Ne használjon olyan szöveges rövidítéseket, mint az "u" az "Önnek" vagy a "tho" -nak "bár".
Használja a megfelelő tőkésítést. A legtöbb ember tudja, hogy a mondat kezdetét és a főneveket nagybetűvel használja, de sokan nem tesznek ezt e-mailben. Mutassa meg, hogy nem bánja, ha egy másodperc extra frakcióját eléri a shift billentyűhöz. Másrészt túl sok nagybetűvel lehet elvonni az olvasót. Kerülje el a mondatok kifejezését minden sapkában (amelyek közül sokan a személyesen sikoltozóként értelmezik), valamint a szavak elsõ szavas betûjével, csak a mondat vagy a tulajdonnevek elején.
06 Az egyszerű formázás az e-mailben
Ne feledje, hogy az e-mail programok mindegyike másképp mutat. Ami tökéletesen illeszkedik a képernyőhöz, egymás másokkal együtt működhet. Ezért ne küldjön e-mailben egy magasan formázott szövegszerkesztő dokumentumot, például egy önéletrajzot vagy egy kísérőlevél beillesztését. A szöveges formátumú dokumentumokat használja.
A bekezdések rövidek legyenek. A periódusokhoz hasonlóan a bekezdéstörések pihentetik az olvasó szemét. Valaki, aki e-mailt olvas a mobiltelefonon, rövid bekezdésekben részesül. De légy óvatos, hogy továbbra is kövesse a bekezdésekre vonatkozó alapvető szabályokat.
07 Legyen tömör
A mesélő e-maileket, amelyek eltemetik a pontot, előterjesztik és végül elfelejtik. Vagy még rosszabb, félreérthetõ. Tegye egyértelművé a célját a tömör nyelv használatával.
- Szüntesse meg a Wordiness-t - írjon aktív igékkel. "Jack küldött nekem a formanyomtatványokat" egy aktív igét használ. "A formákat Jack küldte nekem" passzív. A passzív forma csak néhány szót használ, de hozzáadódik. Több, hogy megköveteli az olvasókat, hogy átgondolják az ötleteket a fejükben.
- Ragaszkodj a ponthoz - Ellenállj a kísértésnek, hogy adjunk hozzá idegen információkat vagy ötleteket. Mentse ezeket egy másik e-mail címre.
- Használjon bullet pontokat - Ezek lehetővé teszik az olvasó számára, hogy vizuális jelzéseket használjon a fontos dolgok elfogadásához. De ha kétségei vannak a golyók megjelenítésének módjáról, használjon csillagokat vagy kötőjeleket a golyók létrehozásához.
08 Jelölje be a megfelelő e-mailt
Ha az e-mailje alapértelmezett aláírásnak minősül, győződjön meg róla, hogy megfelelő az adott küldeni kívánt e-mailnél. A politikai kimutatásokkal vagy a gyermekeinek nevével és életkorával rendelkező aláírások finomak a személyes e-mailekhez, de a munka során kevesebb személyes aláírást használnak. A munkájától és a munkáltatójától függően még mindig személyre szabhatja az e-mail aláírását egy idézettel. Válassz valamit, amely nem vitatott. Ha egy munkáról érdeklődsz, használd az aláírásodat, hogy adja meg a megfelelő kapcsolattartási adatokat idézőjelek vagy extra személyre szabás nélkül.
09 Reread / Rethink mielőtt ütközik Küldés
Ellenőrizze a helyesírási és írásjelző hibákat, mielőtt elküldené a találatot. Ha hibát talál egy e-mailben egy állásalkalmazás számára, akkor javítsa ki, majd ismételje meg újra, mielőtt eltalálna. De újra olvasni a tartalmat. Ha hosszú e-mailje van, gondoljon arra, hogyan lehet tömörebbé tenni. És ha az e-mailje ellentmondásos vagy dühös volt, akkor nyomja meg a mentés elküldését. Gyere vissza néhány órára vagy egy nappal később, és nézd meg, még mindig szeretnéd-e elküldeni.
Ez úgy hangzik, mint egy csomó tennivaló, mielőtt elküldené az e-mailt, de ha hatékony e-maileket küld, és hatékonyabban szervezi az e-mailjeit, akkor ténylegesen több időt fog találni.