Hogyan kell használni a teendők listáját, hogy ténylegesen jobban teljesüljön és jobban érzi magát
A lista nem elegendő
Nem elég "csinálni a listát". Meg kell rangsorolnod őket. Tudnia kell, mely feladatok fontosabbak, így rájuk koncentrálhat. Ezután fel kell osztania az erőforrásokat ezekre az elemekre, mérnie kell az előrehaladást, és meg kell jutalmaznia magát a sikerekért.
Rangsor
Adjon meg minden tételt tartalmazó tételt táblázatban, bár papíron is megteheti. Ön is elhelyezheti őket a számítógépére vagy okostelefonjára, írhatja a naptárba, vagy beillesztheti őket egy időkezelő szoftverbe.
Az első lépés, hogy mindent felsoroljon. Ezután rendeljen hozzá egy rangot, így a fontos elemekre összpontosíthat.
Használjon A, B, C rangsorolást. Az A-lista az a dolog, amit ma meg kell csinálnom, mielőtt elmegyek. A B-lista olyan dolgok, amikre szükséged van, de nem feltétlenül ma. Végül, a C-listán a dolgok, amire szükséged van, hogy hamarosan időt találj.
Gyorsan kiderítheti, hogy a C-listán, sőt a B-listán szereplő dolgok sosem tesznek eleget. Egy Operations Manager pozícióban több éve találtam magam egyre frusztráltabbak az A-listámmal. Nem csak, hogy nem minden nap átkerültem, ahogy mindig is voltam, de az A-lista folyamatosan nőtt. Azóta kitaláltam, hogy mit kell tennem, hogy a tennivalók listájára dolgozhassanak, és kidolgoztam egy olyan rendszert, amely működött.
Idő beosztás
Nem volt elég tudni, hogy mi fontos; mi történt az A-listával. Azt is tudnom kellett, mennyi ideig tart a dolgok és mennyi időt kellett nekik szentelni. Hozzáadtam egy oszlopot a tennivalók listájához, az egyes feladatok becsült időtartamával és egy szomszédos oszlopmal, amelynek összeadódott értéke van.
Aztán elvégeztem egy egyszerű tanulmányt. Ahogyan minden feladatot elvégeztem, leírtam, amit tettem, és a kezdési és befejezési időpontokat. Egy egész napig nyomultam. Aztán megismételtem egy pár héttel később egy másik napon. Nem volt semmiféle kimerítő felmérés, de némi betekintést nyújtott. Az Üzemeltetés vezetőjeként a napom nagy részében megszakítások merültek fel - olyan eseményekkel foglalkozva, amelyek történtek, felmerült válságok, vagy megoldandó problémák. Ezek a megszakítások átlagosan napi négy órát fogyasztottak. Mivel általában tíz órás napot dolgozom, naponta hat órát hagytam a tennivalók listáján.
Minden este, mielőtt elmentem az irodából, frissítenék a teendők listáját. Törölném azokat a dolgokat, amelyeket befejeztem, átruháztam vagy visszaminősítettem, hozzáadtam a felmerült új dolgokat, átrendeztem a prioritásokat, hogy a legfontosabb feladatokat legelebb lehessen elvégezni, és hozzárendelhessek becsült időt minden egyeshez. Aztán lementem a listára a hat órás jelre, és rajzolok egy sort. Ez lett a célom a következő napra.
Jutalmazd meg magad
Legtöbbször ez a vonal valahol az A-listámra esett. Ritkán volt bárhol az alja közelében. Azonban ez volt a célom. Ha eltalálom vagy elhaladtam a vonal mentén, hazaértem, és úgy éreztem, mintha egy produktív és sikeres nap volt.
Ahelyett, hogy legyőznék magam felett azokat a dolgokat, amiket nem tudtam elérni, elismerném a sikeremet, amikor találkoztam, vagy megvertettem a célomat. Másnap újra el kellett kezdenem, és el kellett érnem az új célt, de a korábbi sikerre építettem, nem pedig a frusztráció miatt, hogy folyamatosan többet kell tennem, mint amennyire időm volt.
Rendszerre van szüksége
Ahhoz, hogy sikeres legyen, olyan rendszert kell kifejlesztenie, amely kezeli az idejét, hogy többet tudjon készíteni az idejében. Ha a tennivalók listáján szereplő célvonal mindig a tetején van, akkor a főnöke elkezdi keresni valakit, aki naponta egy kicsit távolabb dolgozik a listán. Az alábbiakban nézze meg néhány erőforrást, amelyek segítenek az időgazdálkodás jobb munkájának elvégzésében.
A probléma kezelése
Sorolja fel az elvégzendő feladatokat. Fontos fontossági sorrendbe állítani azokat, nem csak sürgős.
Tervezzen arról, hogy mit érjen el minden nap. Munka a terv felé. Jutalmazz magadnak, ha találkozol vagy megvered a célodat.