A találkozó jegyzőkönyvének elfogadása

Munkahelyi találkozó vagy konferencia írott nyilvántartása

A megbeszélési jegyzőkönyvek azok a részletes jegyzetek, amelyek egy hivatalos találkozóról vagy konferenciáról írott feljegyzésként szolgálnak. Az összejövetelért felelős személy általában arra kéri az egyik résztvevőt, hogy hajtsák végre ezt a feladatot. Egy nap, hogy valaki te vagy! Bár ez nem szörnyen nehéz feladat, fontos. Mivel az ülések jegyzőkönyvei hivatalos feljegyzések arról, hogy mi történt, a pontosság szükséges. Önnek részletesen meg kell jegyeznie, hogy az emberek szükség esetén később is hivatkozhatnak.

Íme néhány mutató, amely segít finom kezelni ezt a feladatot. Tudja meg, mit kell tenni az ülés előtt, alatt és után.

A találkozó előtt

• Válassza ki a rögzítési eszközt: Az első dolog, amit meg kell tennie, eldöntheti, hogy miként veszi fel jegyzeteit. Elmegy a régi iskolába, tollat ​​és papírt használ, vagy tech-t használ, és laptopot, táblagépet vagy okostelefont használ. Ellenőrizze a főnökét, hogy lássa-e, hogy szeretne egy bizonyos módszert használni. Valószínűtlen, de lehetséges.
• Győződjön meg róla, hogy a választott eszköz működőképes, és csak akkor készít biztonsági másolatot, ha az eredeti hibás. Ha hordoz egy laptopot, például toll és papír is hasznos. Nem szeretné megállítani az értekezletet, miközben valami olyat keres, amit írhat, ha a számítógép összeomlik.
• Olvassa el az ülés napirendjét, mielőtt a találkozó elkezdődik Ez lehetővé teszi számodra, hogy körvonalat készítsen a jegyzőkönyvekhez. Hagyjon helyet minden elem alatt, és írja meg a jegyzeteket. Ha ezt teszed, könnyebb lesz a munkád, feltéve, hogy az ülés résztvevői ragaszkodnak a napirendhez.

Az ülés során

• Vegyen részt egy részvételi lapon, és győződjön meg róla, hogy mindenki be van jelentkezve. A hivatalos találkozó jegyzőkönyvében be kell mutatni a résztvevők listáját.
• Győződjön meg arról, hogy tudja, ki mindenki. Így képes lesz azonosítani, ki beszél, és helyesen rögzíti ezt az információt.
• Jegyezze fel az ülés kezdetének időpontját.

• Ne próbálj meg minden egyes megjegyzést leírni. Helyes, hogy csak a fő ötleteket vegyük fel. Ügyeljen arra, hogy ne hagyjon ki olyan tárgyakat, amelyekkel nem ért egyet. Az ön elfogadásai nem befolyásolhatják Önt. Ne feledje, ez egy hivatalos számla, és nem a véleményed, hogy mi történt!
• Írja le az összes mozdulatot, aki elkészítette, és ha van ilyen, a szavazatok eredményei; nem kell írni, hogy ki küldte a mozgást. Természetesen a szervezet szabályai eltérhetnek, ezért először ellenőrizni kell őket.
• Ha a szavazás bármely indítvány vagy megbeszélés elhalasztása a következő ülésig, jegyezze fel ezt.
• Jegyezze fel az ülés befejezésének időpontját.

A találkozó után

• Írja be a jegyzőkönyvet minél hamarabb az ülés után, miközben mindent még mindig friss a fejedben. Ha hibát talál a feljegyzéseiben, vagy ha van kérdése, gyorsabban törölheti azt, ha beszélget más résztvevőkkel.
• A jegyzőkönyv végső példányának tartalmaznia kell a szervezet nevét, a bizottság nevét, a találkozó típusát (napi, heti, havi, éves vagy különleges), és annak célját.
• Adja meg az idők kezdetét és végét.
• Adja meg a résztvevők listáját, és jegyezze fel, hogy ki vezette az ülést. Azt is jelezheti itt, hogy a perceket vetted. Nevezd fel a nevedet a résztvevők listájára, és neved után zárójelben, mondd el, hogy jegyzetet vettél. Alternatív megoldásként a dokumentum végén a "Respectively submitted by" felirat írható le, amelyet a neved követ.

• Korrigálja a perceket, mielőtt elküldi őket. Kérj meg valakit, aki részt vett, hogy átnézze őket. Ő képes lesz arra, hogy tudassa veled, ha véletlenül hagyott valamit.
• Küldje el azokat a személynek, aki a gyűlést folytatta, hacsak nem utasították el másként.