Ne hagyd ki az üzenetedet valaki más kezében
Íme egy magyarázat, amely segít megérteni a "hivatalból" üzenetének jelentőségét, és miért kell időzíteni egy kis időt arra, hogy dolgozzon rajta.
Megállítja az elvárásokat ... Mindenkinek
(Remélhetőleg) szülési szabadságot kapsz, miután a baba megszületett. Ezúttal távol az irodától privát és nagyon különleges. Soha nem fogod ezt az időt az újszülötted. Valaha. Tehát fontos védeni ezt az időszakot az életedben.
Tudod, hogy úgy érzi, hogy munkahelyi e-mailt kap nyaralás közben, ugye? Ön kénytelen küldeni egy gyors választ! De amíg szabadságon van, nincs időnk a "gyors" válaszra.
Ön és családja egy másik tagot üdvözöl a világba. Ez a kötés ideje hamis éjszakákkal, kiszámíthatatlan ütemtervvel, hormon ingadozásokkal, orvosi találkozókkal, látogatókkal tölti fel, és ki tudja, mi mást. Szintén nagy mennyiségű változás lesz benned és mindenkit körülötted, amit el akarsz végezni.
E-mailek írása ilyen körülmények között nem fogja a legjobb munkát végezni. Az "ügyetlen" üzenete megvédi Önt a munkahelyi megszakításoktól, valamint a rosszul megfontolt e-mailektől.
Ebben az időben a határok beállítása kötelező. Annak érdekében, hogy a munkát életben tartsuk, új prioritást adjon, hogy az újszülött és minden, ami vele együtt jön először.
Amikor létrehozod a megfelelő irodai üzenetet, az ügyfelek, munkatársak és bárki, aki megpróbálja elérni Önt, megérti, hogy mi az új prioritás, és remélhetőleg nem fogja átlépni.
Szóval hogyan készíthetsz egy félelmetes "ne zavarj" üzenetet, amely segít megvédeni egy ilyen különleges időt?
Adja meg a "Házon kívüli" üzenet néhány gondolatot
Ha kb. 26 hetes terhes van, elkezd dolgozni az "Out of Office" üzenettel. Ha megadja azt a lehetőséget, hogy mentse a címet az üzenethez, címezze azt: "Anyasági szabadság - hivatalból".
Az üzenet előkészítése idő előtt többet tud adni az üzenetében. Ön ismeri a munkáját, aki átveszi a felelősséget, és mikor visszatérhet az irodájába. Döntsd el, ha azt akarod mondani, hogy egy adott napra, egy adott hét folyamán visszatérsz, vagy egyáltalán nem említheted a dátumot. Ha nem ad meg egy adott személyt, akivel a feladó kapcsolatba léphet, döntse el, hogy megemlíti-e vezetőjének e-mail címét vagy telefonszámát, amelyet hívhat.
Amikor ezt az üzenetet előzetesen elkészíti, mindenkinek megmented, beleértve magadat, időt és energiát. Előfordulhat, hogy váratlanul el kell hagynia az irodát (tudod, hogy továbbadja a gyereket), így az üzenetet létrehozva az informatikai adminisztrátornak vagy a kezelőnek elkészített üzenetet küld.
Szeretné, hogy az informatika vagy a kezelője beállítsa az üzenet hangját? Dehogyis!
Miután a "kimaradt" üzenetet elmentette, mondja el a kezelőnek. Szeretni fogják hallani, hogy felkészültek a kilépésre, és van még egy kisebb dolog, amit tenned kell ahhoz, hogy támogassanak.
Az üzenetben szereplő dolgok
Az alábbiakban egy "out of office" üzenet használható. Miután engedélyezte az üzenetet az e-mail szoftverében, automatikusan válaszol minden megadott e-mailre, amelyet beállított.
Önön áll, ha tájékoztatni kívánja a címzetteket, ahol vannak. Egyszerűen azt mondhatod, hogy "ki az irodából" vagy tudod tájékoztatni őket arról, hogy a szülési szabadságán van. Ha nem szeretné mindenkinek tájékoztatni, hogy szülési szabadságon van , egyszerűen törölje a "szülési szabadság" szavakat. Használhatja az e-mail üzenet változatát a hosszabb vakációra vagy üzleti utakra is!
Ahol látja (zárójelek), helyezze be a megfelelő szavakat vagy kifejezéseket az Ön körülményeihez.
Köszönöm az e-mailed. A szülési szabadságon kívül van a hivatalból (dátumot, amikor várhatóan visszatérsz).
Ha azonnali segítségre van szüksége, kérjük, vegye fel a kapcsolatot (a kollégája nevét, az elérhetőségeket, a kezelő e-mailjét vagy telefonszámát).
(Ha vannak olyan projektjei, amelyekre kiterjed, listázza a projekt nevét és az Önt lefedő személyt).
Ha az ügy nem sürgős, akkor válaszolok e-mailre a visszatérésem után.
Üdvözlettel,
(A neved)